“Onder druk van de concurrentie moet er steeds meer gebeuren in minder tijd.” Consultant Scanoplossingen Menno Smits weet waarom bedrijven en organisaties zich richten op de mogelijkheden van digitalisering. Menno: “Wat je beter, goedkoper of sneller doet dan een concurrent vergroot je kans om te overleven ongeacht de branche waarin je je begeeft. Wil je de concurrentie verslaan, dan zul je interne en externe klanten steeds sneller van de juiste informatie en dienstverlening moeten voorzien.” Middels het scannen en digitaal archiveren van documenten vergroot je de vindbaarheid van informatie en de kans op fouten wordt verkleind wat uiteindelijk kwaliteit, kosten en tijdswijnst oplevert. Menno: “Door te digitaliseren houden ondernemers en specialisten hun handen vrij om zich bezig te kunnen houden met hun core business.” Menno: “Ik kom diverse goed georganiseerde bedrijven en organisaties tegen, maar er zijn er ook heel veel die zélf vinden dat het nog veel beter kan. Bij veel van deze organisaties bestaat de behoefte om meer structuur aan te brengen in administratieve processen en andere documentgerelateerde zaken. Zij zijn zelf ook al tot de conclusie gekomen dat er nog heel veel aan efficiency te winnen valt. Scanning en digitalisering kunnen daar een goede bijdrage in leveren .”

Hogere productiviteit bij een elektrotechnisch installatiebedrijf

Aan de hand van ervaringen met een elektrotechnisch installatiebedrijf illustreert Menno zijn claim: “Doordat er voortdurend materialen worden besteld bij toeleveranciers, hebben ze daar een continue stroom van inkomende facturen. En omdat ze veel voor particulieren werken, hebben ze ook een groot debiteurenbestand. Het is lastig om goed zicht te houden of alle rekeningen op tijd worden betaald en of dat wat besteld is, ook daadwerkelijk is geleverd en of retourzendingen goed zijn afgewikkeld. Kortom, een enorme papierwinkel.”

Hoe heeft scannen geholpen met het winnen van tijd en het besparen van kosten? Menno: “Nou, sinds de scanoplossing van Veenman is geïnstalleerd, worden alle boekstukken – alle inkomende en uitgaande facturen, bestelbonnen etc. – meteen volledig ingescanned, additioneel voorzien van een uniek nummer en bewaard. in het digitale archief. Het voordeel hiervan is dat altijd alle stukken kunnen worden teruggevonden op onder andere nummer, op naam en op onderwerp. Hierdoor weet men binnen een paar seconden wat er met een bepaalde factuur gebeurd is. Is er bijvoorbeeld nog niets mee gebeurd, dan kan hij desgewenst meteen worden afgehandeld. Is hij bijvoorbeeld al wel betaald, dan kan men meteen aangeven: dat heeft op die datum plaatsgevonden. Hierdoor worden discussies met leveranciers tot een minimum beperkt. Er worden minder fouten gemaakt met bestellingen. Boetes voor te laat betalen behoren tot het verleden. En doordat de hele administratie beter op orde is, hoefden ze geen extra administratieve kracht in te huren. Dat scheelt ze één FTE. Ze kunnen nu dus met minder mensen méér werk doen.”

Schaalbare oplossingen voor de uitzendbranche
Hoewel een eenvoudige scanoplossing vaak al meteen aanzienlijke voordelen oplevert, blijkt in de praktijk dat klanten na verloop van tijd graag willen opschalen naar een professioneel document management systeem. Menno: “Ja, zo hebben wij laatst een bedrijf in de uitzendbranche geholpen met het verder inrichten van hun digitale documentenstromen en daaraan gerelateerde werkprocessen. Zij waren daar begonnen met een eenvoudige scanoplossing voor het inrichten van een digitaal archief. Ze zijn voortvarend van start gegaan met het scannen van werkbriefjes, formulieren met persoonsgegevens, identiteitsbewijzen, belastingformulieren, ziekmeldingen, facturen en dergelijke. Daar waren ze heel tevreden over, maar ze kregen ook de behoefte aan een oplossing daar omheen voor het sneller en gemakkelijker terugzoeken en beheren van digitale documenten. Want op een gegeven moment stonden al die mapjes in de computer vol met gescande dossiers, Zij kwamen dan ook tot de conclusie dat ze eigenlijk behoefte hadden aan een document management systeem die het terugzoeken van documenten nog gemakkelijker maakt.” En ook hier bleek weer dat de verdergaande automatiseringsslag zich pijlsnel vertaalde in verbetering van de service aan interne en externe klanten, grotere efficiency (minder dubbel werk en minder kans op fouten) en aanzienlijke tijdsbesparingen.

Veenman en scannen Veenman ziet de omzet in scanapparatuur en scanoplossingende laatste jaren gestaag oplopen. Menno: “Voor een eerste stap op gebied van efficiënt scannen, bieden wij software aan waarmee documenten die met behulp van de multifunctional automatisch worden gedigitaliseerd, meteen worden geclassificeerd en op een logische plaats worden weggezet. Het voordeel hiervan is al dat de gebruiker het document voortaan niet meer eerst vanaf zijn eigen werkstation ergens hoeft op te halen, te hernoemen en te verplaatsen.” Ook doorgroeien naar een krachtiger en completer systeem ligt binnen het bereik van vrijwel iedere organisatie. Menno: “Veenman beschikt over professionele oplossingen waarmee de stap kan worden gemaakt naar geautomatiseerd document management. Niet alleen ten behoeve van gescande papieren, maar ook ten behoeve van op andere wijze geproduceerde files..” Binnen de afdeling Consultancy Services van Veenman werkt een gespecialiseerd team van CDIA+ gecertificeerde consultants die goed op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen op het gebied van document management. Kortom, Veenman heeft de expertise en de tools in huis om scanoplossingen voor iedere organisatie te laten werken en bespreekt graag, in een vrijblijvend gesprek, alle mogelijkheden met u.