Zekerheid en efficiency kunnen slechts enkele argumenten voor u zijn om vandaag te besluiten over te gaan tot digitaal archiveren. Er zijn echter veel meer argumenten voorhanden.
- Vermijden van zoekgeraakte documenten
- Zoeken in documenten
- Besparen van archiefruimte
- Opslag en Back-up van uw kennis en kunde
- Snel en eenvoudig kunnen archiveren van documenten
- Kosten voor het inrichten van fysieke archieven vermijden
- Verminderen van het aantal kopieën
- Versiebeheer op documenten toepassen
- Betere uitwisseling van informatie tussen afdelingen onderling
- Delen van kennis binnen uw organisatie
- Archief met mappen en dozen vol dossiers op de afdeling minimaliseren
- Vermijden van loopafstanden van gebruikers naar het archief
- Beheersen en beheren van de documentstroom
- Beschikking over Management rapportages van het gehele archief
- Controle mogelijkheden voor accountants en controlerende instanties
- Etc.
Natuurlijk heeft elke organisatie haar beweegredenen om het papieren archief te digitaliseren en de reeds bestaande digitale documentenstroom te archiveren.
Veruit de meeste documenten doorlopen afwisselend analoge en digitale stadia. Een poststuk dat analoog binnenkomt wordt gescand en digitaal verspreid. Een e-mail die digitaal binnenkomt (of wordt verzonden) wordt ook geprint en is in die vorm analoog. Vergaderstukken worden in analoge vorm voorbereid maar worden per e-mail, dus digitaal verspreid. Enzovoorts.
Voor al deze documenten geldt dat zij ook gearchiveerd moeten worden. Dit is de reden waarom wij digitaal archiveren.
U kunt met Captaris Document Management bijvoorbeeld de volgende digitale archieven inrichten:
- Postarchief of eenvoudig post scannen
- Digitaal fax archief
- Contract archief
- Akte archief
- Certificaten archief
- Inkoopfactuur archief
- Handleidingen archief
- Concurrentie informatie archief
- P&O archief
- Etc.