Smart Office Scan (SOS) biedt de functionaliteit om digitale archieven te creëren door op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier papieren documenten in te scannen op een HP multifunctional. Met SOS zijn papieren documenten naar verschillende digitale industriestandaardindelingen te converteren, waaronder de indelingen PDF, JPEG en TIFF. Tevens kan SOS door middel van OCR, gescande documenten naar doorzoekbare PDF bestanden converteren. Deze bestanden kunnen daarna worden opgeslagen en gedeeld. SOS biedt de gebruiker de mogelijkheid om aan de gescande documenten beschrijvende informatie toe te voegen (ook wel bekend als meta data). Deze veelzijdige meta data maken het gemakkelijk om gescande documenten te categoriseren, te zoeken en terug te vinden.

 

SOS is een gebruiksvriendelijke applicatie, die geen aanvullende client software vereist. Verder biedt de software de mogelijkheid om door middel van een wizard gebaseerde interface makkelijk document werkstromen te definiëren. De werkstromen worden vervolgens automatisch naar een apparaat gedistribueerd om deze als scansjablonen voor gebruikers beschikbaar te maken.

 

Deze werkstromen maken het voor iedereen eenvoudig om een document te scannen en de elektronische bestanden naar vele verschillende bestemmingen te distribueren, waaronder netwerkmappen. Het unieke aan SOS is de mogelijkheid om rechtstreeks te scannen naar een aantal financiële applicaties zoals EXACT, AFAS, unit 4 Multivers, Klaas van Brug, Share Point enz.