010 - 284 6123 info@veenman.nl
Digitale Postkamer

De Digitale Postkamer

De Digitale Postkamer Uw toegangspoort tot het digitale werken!

De term Digitale Postkamer wordt steeds vaker gebruikt. Maar wat houdt een digitale postkamer nu precies in? En wat betekent dat voor uw organisatie?

(Klik voor grotere versie van de afbeelding)

Digitale Postkamer Veenman

Wordt uw organisatie geconfronteerd met een wildgroei aan inkomende post via diverse bronnen zoals post, fax, en email? Een digitale postkamer is een totaaloplossing die het mogelijk maakt inkomende informatie, onafhankelijk van de vorm, geautomatiseerd te verwerken en te distribueren binnen uw organisatie.

Waaruit bestaat de digitale postkamer?

De kerntaak van een digitale postkamer is het geautomatiseerd verwerken en distribueren van inkomende informatie.

    • Binnenkomende fysieke documenten worden gescand en automatisch geclassificeerd.
    • Binnenkomende digitale documenten worden automatisch geclassificeerd.
    • Per classificatie is vooraf bepaald hoe de documenten verder verwerkt worden en welke werkprocessen opgestart worden.
    • Geavanceerde herkenningssoftware zorgt voor de extractie van de juiste data.
    • De onttrokken informatie en/of documenten worden doorgestuurd naar de gewenste afdeling of proceseigenaar met koppelingen naar ERP- of workflow systemen.
    • Kritische informatie wordt automatischgearchiveerd in een digitaal archief.

Onze aanpak

Iedere digitale postkamer is anders. Afhankelijk van de wensen en eisen van uw organisatie adviseren wij u een modulair opgebouwde totaaloplossing.

  • Inventarisatie van de bestaande en de gewenste situatie.
  • Plan van aanpak op basis van uitkomsten van de inventarisatie.
  • Zorg dragen voor de volledige invoering van de digitale postkamer elementen, afgestemd op uw organisatie. Ook worden uw medewerkers getraind.

Uit onze ervaring blijkt dat de meest voorkomende redenen van organisaties om een digitale postkamer in te richten zijn: gebruiksgemak, tijdswinst en ruimtebesparing. Daarbij is gebleken dat de inrichting van een digitale postkamer een zeer snelle terugverdientijd (hoge ROI) heeft. Graag kijken we samen met u naar de mogelijkheden voor uw organisatie!

Uw voordelen:

  • Minder operationele kosten.
  • Minder handmatige handelingen.
  • Gestroomlijnde distributie van informatie naar achterliggende systemen.
  • Hogere klanttevredenheid doordat u sneller en beter antwoord kunt geven op vragen.
  • De juiste informatie is overal, altijd en via ieder device beschikbaar.
  • Medewerkers zijn efficiĆ«nter in het uitvoeren van hun werkzaamheden door tijdsbesparing.
  • Uw informatie is veilig opgeslagen in een (digitaal) archief.