Het afgelopen jaar werden er door Nederlandse bedrijven ruim 40 miljard prints gemaakt. Dat komt neer op een dikke 2.350 prints voor elke Nederlander: bijna vijf van die pakken printerpapier die iedereen wel kent. Iedereen? Dat is nog maar de vraag, want het printvolume is drastisch afgenomen. Een op de vijf werknemers komt niet eens meer aan één A4’tje per dag en zal de printer niet meer hoeven bij te vullen. Bij 60 procent van de bedrijven is het printvolume sterk teruggelopen. Bovendien: een kwart van onze werktijd gaat op aan het worstelen met informatie op papier. Maar hoe lang nog?
Als het om kantooromgevingen gaat is het merkwaardig gesteld met de digitalisering. Terwijl we al vanaf pakweg begin jaren tachtig met pc’s werken, zijn er nog steeds processen die niet of nauwelijks geautomatiseerd zijn. Maar al te vaak komen facturen nog gewoon op papier binnen, komen op of onder stapels papier terecht en je mag blij zijn als ze binnen een paar weken akkoord zijn bevonden. En er bestaan nog allerlei werkprocessen die voorschrijven dat er op papier gearchiveerd moet worden.
We hebben onlangs een benchmark onderzoek uitgevoerd om antwoord te krijgen op vragen rond zakelijk printgebruik. We hebben gevraagd naar hoe organisaties hun printstroom hebben verminderd met digitale alternatieven voor het raadplegen, bewerken en delen van informatie. Daarbij ook gekeken naar de kansen die deze alternatieven bieden en naar de uitdagingen bij invoering en gebruik. Ook hebben we gevraagd naar de redenen om wél te printen.
Printen of scannen is natuurlijk geen doel op zich. Waar het om gaat is dat werknemers ‘informatie in de hand’ nodig hebben. Die informatie is natuurlijk steeds vaker digitaal. Print neemt weliswaar sterk af, maar verdwijnt voorlopig niet. Momenteel werken zeven van de tien organisaties met een digitaal systeem voor het opslaan en delen van informatie. Alleen blijkt dat die systemen niet maximaal benut worden. Een onverwachte uitkomst is dat afdeling, leeftijd, functie daarbij geen bepalende factor zijn, zoals nog wel eens wordt gedacht.
Volgens het merendeel van de respondenten is digitalisering van informatiestromen een indicator voor de innovatiekracht en voegt, voor zover ze dat al niet gedaan hebben daad bij het woord: een op de tien is bezig met de implementatie van een digitaal systeem voor het opslaan en delen van informatie ervan en 8% verwacht dat binnen 6 tot 12 maanden te doen. De verwachte voordelen zijn met name een efficiencywinst en een (sterke) verbetering van de kwaliteit van het werk. Dat maakt wel duidelijk dat het belang van een betere informatievoorziening kristalhelder is.
Ik ben er dan ook van overtuigd dat organisaties zich veel meer moeten richten op de overkoepelende (informatie)processen en slagvaardig samenwerken. Hoe kunnen de organisatiebrede workflows het beste geoptimaliseerd worden, in plaats van dat alleen op afdelingsniveau te doen? Hoe kunnen we slagvaardiger samenwerken? Dat lukt het beste stapsgewijs. Durf te beginnen met een gedegen inventarisatie van de informatiebehoeften. En vanuit die behoefte moet er dan een overkoepelend informatiebeleid komen. Dat geeft de beste garantie op het optimaal benutten van de informatiesystemen. Dan zal meteen duidelijk worden waar print een functie moet krijgen in de informatievoorziening, en waarom. Het is die grip op informatie die zorgt voor efficiency en een betere kwaliteit van het werk. En dat uiteindelijk tot een betere concurrentiepositie.
Dirk Olivier, oud-algemeen directeur Veenman