Het huidige Corona tijdperk heeft ons leven veranderd, zowel privé als zakelijk. Er wordt zoveel mogelijk thuisgewerkt en de IT-faciliteiten moeten in de basis op orde zijn om hierin te kunnen voorzien. Bij aanvang van de pandemie was het noodzakelijk om snel en op grote schaal de thuiswerkplek te faciliteren. Voor het ene bedrijf is deze transitie intensiever geweest dan voor de ander, afhankelijk van de mate van digitale volwassenheid van de organisatie. Tegelijk ontdekten bedrijven die al verder waren met digitalisering dat, door de andere manier van samenwerken vanuit huis, sommige processen niet efficiënt zijn ingericht. Corona heeft in het IT-landschap veel losgemaakt en heeft aangezet tot een giga versnelde digitale transformatie. De klok is, in een tijdsspanne van enkele maanden, jaren vooruitgezet.
Hoe nu verder met een structurele aanpak?
De afgelopen periode is er veel thuisgewerkt vanuit bestaande IT-infrastructuur met workarounds wat niet altijd even efficiënt is op afstand. Of er zijn keuzes soms adhoc gemaakt om snel up & running te zijn. Langzaam maar zeker wordt de locatie onafhankelijke werkwijze meer geadopteerd en gedragen door medewerkers en werkgevers. De gelegenheid bij uitstek om met ervaringen uit deze tijd door te pakken naar de toekomst waarin flexibiliteit, wendbaarheid en een optimale samenwerking met collega’s, afdelingen en externen steeds belangrijker wordt. Digitalisering van bedrijfsprocessen speelt hierin een cruciale rol. Hoe pakt u nu door?
Hieronder vijf waardevolle tips om uw organisatie te helpen met deze digitale transformatie.
1. Betrek medewerkers en versnel de verandering
Technologie werkt ondersteunend aan de business. Niet goed functionerende digitale voorzieningen hebben direct invloed en zorgen voor ontevredenheid. Zowel bij klanten als medewerkers. De draagkracht van medewerkers is een belangrijke succesfactor. Een veranderende werkwijze, vraagt een verandering in mentaliteit. Belangrijk is om medewerkers als interne klant in het voorstadium te betrekken, hun stem en steun is enorm belangrijk. Door de reden en noodzaak van de verandering onder de aandacht brengen, zal men zich minder snel afvragen waarom er veranderd moet worden. Nu veel medewerkers thuiswerken, is het een grotere uitdaging om ze betrokken te houden. Zoek de gebruikers online op, zorg voor goede communicatie, stem de planning continu af, betrek ze bij het testen en ontwikkel de benodigde skills met trainingen. Blijf ook na de implementatie betrokken. Een goede ondersteuning en interne helpdesk draagt bij aan de business-betrokken rol die IT heeft in een transformatie. Medewerkers zullen hierdoor de verandering alleen maar meer versnellen.
2. Laat IT-strategie aansluiten bij de bedrijfsstrategie
IT is meer dan ooit verweven in een goed functionerende organisatie. Technologie ondersteunt zakelijke, operationele en organisatorische strategieën. Het is dus belangrijk om de bedrijfsstrategie heel goed te begrijpen en wat er bereikt moet worden vanuit het perspectief van mensen en processen. Als dit duidelijk is, kan er een gedegen doorvertaling gemaakt worden naar een IT-strategie en effectiever nagedacht worden over de vele opties die technologie te bieden heeft. IT die de bedrijfsvoering volledig ondersteunt, levert een succesvolle bijdrage aan het bereiken van strategische doelstellingen.
3. Kies voor een geïntegreerde aanpak en voorkom silo’s
Bij klantgericht werken lopen processen als ketens door de gehele organisatie. Deelprocessen volgen elkaar op in een logische structuur, waardoor meerwaarde wordt gecreëerd. Door zaken logisch aan elkaar te koppelen, wordt voorkomen dat een afdeling of informatie opereert als een silo. Het is dus belangrijk om data en gegevens overal toegankelijk te maken, zodat iedereen altijd beschikt over de juiste informatie voor het nemen van het beste besluit. Als vanzelf leidt dit ook tot een betere onderlinge samenwerking en meer werkplezier.
4. Onderzoek waar de toegevoegde waarde nu hard nodig is
De onzekere situatie tijdens de pandemie verandert de behoefte voor aanpassingen binnen de IT-infrastructuur. Transitie die niet direct vanuit de business voordelen oplevert en kostbaar zijn worden eerder geparkeerd. Wat komt er nog op ons af? Hoe lang houdt Corona de wereld nog in zijn greep? Hoe ziet de wereld er over een jaar uit? Vragen waar momenteel moeilijk antwoord op te geven is.
Kleinere veranderingen kunnen ook een grote impact hebben. Ga op onderzoek uit waar de quick wins te behalen zijn. Denk bijvoorbeeld aan het bij elkaar brengen van data die voor verschillende afdelingen relevant zijn om klanten zo goed mogelijk te helpen, zodat sales, service en backoffice klanten beter kunnen ondersteunen.
5. Zet de eindklant centraal
Klantreizen en de processen achter businessmodellen zijn veranderd door Corona. Daarmee dus ook de behoeften van de klant en de interne organisatie als het gaat om IT-behoeften. Bij veranderingen van bedrijfsprocessen is het essentieel om de klant ook als ijkpunt te gebruiken en te betrekken. Doe dit direct bij aanvang van het project, dus vanaf het ontwerpen tot aan testen, implementatie en evaluatie. Het is daarbij ook waardevol dat klanten hun ervaringen delen met medewerkers. Dat draagt er toe bij dat ook medewerkers in het proces van verandering worden meegenomen, en levert bovendien waardevolle input op om de veranderingen met elkaar te realiseren.
Maak de eerste stap!
Veranderen kost tijd en geduld, daarnaast is er budget nodig om dit te kunnen realiseren. Pak het stap voor stap aan, verlies de visie en strategie niet uit het oog en stuur bij waar nodig. Het belangrijkste is beginnen en volhouden. Elke veranderingen, groot of klein, is de katalysator voor het grote geheel in de digitale transformatie, die nu belangrijker is dan ooit.
Vragen? Vul onderstaand formulier in en we nemen spoedig contact met u op.