6 tips voor professionele bezoekersregistratie

Een goed ingerichte en professionele bezoekersregistratie zorgt voor een duidelijk overzicht wie er in een gebouw of op een terrein aanwezig is. Dit is belangrijk vanwege veiligheid bij bijvoorbeeld een calamiteit. Daarnaast is het verwelkomen van bezoek bij aankomst het eerste contactmoment. Dit wilt u toch zo gastvrij en professioneel mogelijk aanpakken? Met deze 6 tips realiseert u dit.

1. Registreer bezoek digitaal en veilig

Veel organisaties werken nog met een fysieke papieren formulier voor bezoekersregistratie. De bezoeker arriveert en vult met pen het formulier in. De receptioniste verwerkt dit vervolgens digitaal of het ingevulde formulier blijft achter op de balie, waarna nieuw bezoek zich, op hetzelfde formulier, kan inschrijven. Naast dat dit niet voldoet aan de AVG-wetgeving, omdat persoonsgegevens van voorgaande bezoekers inzichtelijk blijven, kan het ook een stuk efficiënter met digitale bezoekersregistratie.

2. bezoekersregistratieRegistreer bezoek vooraf

Door uw bezoek vooraf te registreren voorkomt u lange wachtrijen bij de receptie of slagboom en irritatie bij bezoekers. Van belang is om dit gebruiksvriendelijk in te richten met een paar eenvoudige stappen. Laat medewerkers hun bezoek bijvoorbeeld online aanmelden. Dit is binnen maximaal een minuut geregeld, de bezoeker ontvangt automatisch per mail een bevestiging mét de afspraakdetails en een QR-code. De bijkomende voordelen van registratie vooraf:

  • Bezoekers- en veiligheidsinstructies (tekst, pdf en video) kunnen geïntegreerd worden
  • Contactloos aanmelden met een QR-code is Corona proof
  • De receptie houdt meer tijd over voor andere werkzaamheden
  • U voldoet met deze digitale registratie aan de AVG-wetgeving

3. Geef een warm welkom

Bij een warm welkom, hoort een goede informatievoorziening. Communiceer vooraf bijvoorbeeld de routebeschrijving en informatie over parkeren en verkeersomleidingen. Met digitale bezoekersregistratie oplossingen kan dit automatisch geïntegreerd worden in een communicatieflow. Wel zo makkelijk. Inspelen op actualiteit is hiermee snel en centraal geregeld. In het aanmeldproces kunnen bezoekers tevens een opt-in geven, zodat er blijvend gecommuniceerd kan worden, bijvoorbeeld met een nieuwsbrief.

4. Communiceer ook gastvrij bij het vertrek

Het vertrek van bezoek is een nieuw contactmoment. Een bericht versturen om te bedanken voor de komst en een goede terugreis wensen geeft uw bezoek een goed gevoel bij vertrek.

5. Meld bezoekers altijd af wanneer ze weer weggaan

Vergeet bij vertrek van het bezoek de afmelding niet. De aanwezigheidslijst is hierdoor weer up-to-date, zodat er bij calamiteiten niet gezocht hoeft te worden naar bezoekers die al vertrokken zijn. Mocht een bezoeker zich toch vergeten af te melden? Bij digitale bezoekersregistratie krijgt de medewerker die het bezoek heeft aangemeld hiervan automatisch een reminder.

bezoekersregistratiesysteem6. Denk ook aan audiovisuele middelen voor een professioneel ontvangst

Naast professionele registratie, zijn er andere audiovisuele middelen om bezoekers warm en gastvrij te verwelkomen. Denk bijvoorbeeld aan een persoonlijk opgestelde boodschap met naam en eventueel bedrijfslogo via digital signage bij de receptie. Daarnaast kunt u ook via het scherm informatie delen die aansluit op de interesses van uw bezoek. Ideaal inzetbaar voor vermaak en als ‘wachtverzachter’.

 

Blijf op de hoogte: Aanmelden voor TopTips
  • logo-ArdaghGroup
  • harman-kardon-jbl-harman-professional-solutions
  • logo hamiltonbright
  • logo-prospex
  • Logo Lebuinus