Archiveer met beleid!

Talloze overheidsinstellingen en bedrijven zijn momenteel bezig met hun deels papieren, deels digitale archief te vervangen door een volledig digitaal archief. Het is waarschijnlijk een van de laatste digitaliseringsbarrières die nog genomen moeten worden. En dat is broodnodig, want zo’n hybride archief neemt kostbare kantoorruimte in beslag en zorgt voor verwarring over de locatie van de documenten. Bovendien kunnen documenten zoekraken. Het uiteindelijk doel is een duurzaam digitaal archief dat de organisatie grip geeft op de documentenstroom. Maar dat lukt alleen als er een degelijk beleid is!

Voor de volledige digitalisering van het archief worden eisen gesteld aan het digitaliseringsproces, de manier van archiveren en de gearchiveerde digitale documenten. Het zal bijvoorbeeld duidelijk zijn dat als een gedigitaliseerd document als bewijsmateriaal moet dienen, het niet mogelijk mag zijn om digitaal met het document te knoeien.

Kaders voor het scanproces
Daarmee is de digitale archivering in feite een inrichtingsvraagstuk, niet alleen op basis van wet- en regelgeving, maar voor bedrijven kunnen bijvoorbeeld óók holdingregels gelden. Op grond hiervan wordt het scan-beleid ingericht. De regels stellen de kaders. En daarbinnen kunnen als het ware de punten waaraan de archivering moet voldoen, van procedures rondom digitaal werken tot de kwaliteitszorg binnen de informatiehuishouding, worden afgevinkt.

Organisatievraagstuk
Nu lijkt het misschien alsof de digitalisering van een archief en het bijbehorende werkproces een ICT-vraagstuk vormen. Niets is minder waar: het is een integraal organisatievraagstuk, want de inkomende documenten worden uiteindelijk allemaal digitaal de organisatie ingestuurd, behandeld en vastgelegd. We zien in de praktijk dat als bedrijven zich dat niet realiseren, zij met de digitalisering van hun archief niets opschieten. Dan kan het gebeuren dat het meer tijd kost om een digitaal document te achterhalen dan het loopje naar de kelder om een papieren dossier uit een archiefkast te halen.

Wie heeft wat waarvoor nodig?
Voordat het digitale archief de organisatie ook écht voordeel oplevert, is het dus noodzakelijk om naar alle aspecten van de organisatie te kijken. Waar is de informatie voor nodig, op welke manier zal de informatie gebruikt worden en hoe snel moeten documenten teruggevonden kunnen worden – door wie en in welke vorm? Welke documenten moeten kunnen dienen als juridische bewijslast en hoe zit het met bewaartermijnen en duurzaamheid?

Grip op informatiestromen
Zo’n integrale benadering vereist beleid. We zien echter dat zo’n beleid vaak ontbreekt en dat er voor de archivering wordt gewerkt met een aantal puntoplossingen zonder veel samenhang. In plaats van problemen op te lossen, levert die aanpak nieuwe problemen op. Zorg dus eerst voor een solide informatiebeleid op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een beleid dat de organisatie, de informatiestromen én de ICT omvat. Dat geeft grip op de informatiestromen. Dan is ook duidelijk wat er nodig is om het archief optimaal te laten aansluiten bij wat de organisatie vraagt. En ga dan pas verder met digitalisering.

Dirk Olivier, oud-algemeen directeur Veenman

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief