Bedrijven worden geremd in hun digitale transitie

Uit recent onderzoek blijkt dat bijna de helft (47%) van de Nederlandse organisaties zijn contracten en facturen nog steeds in een fysiek dossier bewaart. Dat klinkt misschien opmerkelijk, maar ik zie het dagelijks. Bedrijven die een digitale transitie uit de weg gaan uit angst voor de mogelijke kosten. Daar komt nog bij dat veel IT-dienstverleners dit maar wat graag faciliteren om hun verouderde verdienmodel in stand te houden. Traditionele printerleveranciers lopen vaak achter de feiten aan. Ze leveren printers en multifunctionals met langlopende contracten en tegen strak gedefinieerde voorwaarden, die steeds minder aansluiten bij de wensen van de klant. Als gevolg daarvan worden deze bedrijven geremd bij het maken van een digitale transitie. Want hoe kunnen zij de eerste stappen maken naar het digitaliseren van hun documenten en bedrijfsprocessen als ze gevangen zitten in de voorwaarden van hun leverancier?

Flexibele dienstverlening
Er is in de zakelijke markt steeds meer behoefte aan korte en flexibele contracten. Bedrijven willen zo min mogelijk geld investeren in apparatuur en hun IT-diensten bovendien eenvoudig kunnen opschalen of downsizen als dat nodig is. Dat zorgt immers voor minder grote vaste investeringen en beter beheersbare kosten. Een dergelijke dienstverlening voor printers en multifunctionals blijkt helaas nog redelijk zeldzaam te zijn. Dat is onbegrijpelijk in een tijd waarin zoveel industrieën onder grote druk staan om te veranderen. Om die reden heeft mijn huidige bedrijf enkele jaren geleden ook een belangrijke transitie moeten doormaken, om als leverancier van producten en diensten te transformeren naar een kennispartner op het gebied van documentbeheer. Natuurlijk kost dat de nodige inspanning, maar uiteindelijk worden zowel wij zelf als onze klanten er beter van.

Omgaan met verandering
In deze tijd draait alles om de klant. Om hem de juiste hardware, software en diensten te kunnen leveren, moet je meer doen dan enkel cijfers vergelijken. Je moet begrijpen wat het bedrijf doet, welke processen er zijn, en producten en diensten leveren die daar op aansluiten. Maar daar blijft het niet bij. Want stel dat een bedrijf na een reorganisatie een paar MFP’s minder nodig heeft. Kunnen zij die dan inleveren of weiger je dit soort verzoeken op basis van het contact? Voor veel dienstverleners blijkt het lastig om los te komen van oude verdienmodellen en gewoontes. Ik ben er echter van overtuigd dat mijn organisatie die stap op tijd gemaakt heeft. Door dichter bij de klant te gaan staan, kun je veel meer bereiken dan enkel dozenschuiven, maar hem echt ondersteunen op het gebied van digitaal documentbeheer.

Digitalisering en vindbaarheid
Het ‘u vraagt, wij draaien’-principe is niet meer van deze tijd. Lever uiteraard de apparatuur en de diensten die de klant nodig heeft voor het afdrukken en beheren van zijn documentstromen, maar laat het daar niet bij. Bekijk of de klant de geleverde apparatuur zo efficiënt mogelijk gebruikt. Staan de printers op de juiste plek in het pand, zijn de juiste apparaten aangeschaft, en worden deze wel op de juiste manier ingezet? Wil hij een papieren archief digitaliseren? Zorg dan ook dat die informatie goed doorzoekbaar is en wordt opgenomen in de bedrijfsprocessen. Alles draait tegenwoordig om het digitaal ontsluiten van informatie. Klamp je als dienstverlener niet vast aan je oude verdienmodel door je klanten van gedateerde dienstverlening te voorzien. Ga een partnership aan met je klant, bekijk zijn bedrijfsprocessen en lever diensten waarmee het bedrijf een echte digitale transitie kan doorvoeren.

Dirk Olivier, oud-algemeen directeur Veenman

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief