De digitalisering heeft grote veranderingen teweeg gebracht in de bedrijfsprocessen en informatievoorziening van organisaties. Toch is het verbazingwekkend om te zien dat de traditionele print- en scaninfrastructuur nog steeds een uiterst centrale rol heeft, zeker binnen sectoren als de zorg, waar nog veel papieren dossiers gebruikt worden. De scan- en printomgeving blijft hierdoor de centrale snelweg voor het uitwisselen en delen van documenten en informatie. Door meer inzicht te krijgen in deze datastromen, krijg je meer inzicht in een organisatie.
Printers, scanners en kopieerapparaten zijn binnen vrijwel elke organisatie te vinden, veelal op een centrale en vaak openbaar toegankelijke plek. Ze zijn de op- en afrit van de digitale werkomgeving, ofwel de plek waar documenten van digitale naar fysieke vorm worden omgezet en vice versa. Zeker in openbare gebouwen zoals ziekenhuizen, waar met patiëntendossiers wordt gewerkt, brengt dit de nodige beveiligingsrisico’s met zich mee. De meeste organisaties hebben echter maar beperkt inzicht in het gebruik van hun apparatuur, laat staan controle over de veiligheid van hun data. Een volwaardige printmanagementoplossing kan bij deze problematiek uitkomst bieden. Ik durf zelfs zo ver te gaan dat het gebruik hiervan een grote impact kan hebben op zowel de kostenbeheersing en bedrijfsprocessen als de beveiliging van bedrijfsgegevens.
Besparing kosten en tijd
Een basisfunctionaliteit van printmanagement is dat het een uniform overzicht geeft van het gebruik van de apparatuur. Ofwel: wie print, scant en kopieert er precies, en hoeveel kosten zijn er verbonden aan het totale gebruik? Door deze rapportages krijg je al veel meer inzicht in de manier waarop werknemers hun taken uitvoeren. In welke mate werken zij bijvoorbeeld met papieren documenten en is dit verbruik wellicht te verminderen door hun werkprocessen eens nader onder de loep te nemen? Maar ook voor de gebruikers zijn er voordelen. Zo kan een geïntegreerde printoplossing hen bijvoorbeeld voorzien van nieuwe functionaliteit zoals printen via mobiele apparaten of onderweg documenten scannen en via de cloud opslaan in de bedrijfsomgeving. Op deze manier kunnen organisatiebreed kosten en tijd bespaard worden door beheersoftware toe te voegen aan de bestaande printomgeving. De vraag naar dit soort oplossingen groeit enorm, bijvoorbeeld in de zorgsector. De decentralisatie leidt er namelijk toe dat steeds meer partijen in zorgketen op een veilige manier moeten samenwerken en documenten uitwisselen.
Veiligheid en automatisering
Er worden dagelijks enorme hoeveelheden bedrijfsinformatie door print- en scanapparatuur verwerkt. In het geval van de zorgsector gaat het zelfs om patiëntgegevens, waardoor de beveiliging van cruciaal belang is. Met een beheeroplossing kun je deze apparatuur met een pincode of smartcard op een gebruiksvriendelijke manier beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik. Deze toegangsbeveiliging heeft echter nog een bijkomend voordeel. Het kan namelijk ook ingezet worden om gebruikers een set gepersonaliseerde instellingen te geven. Zo kun je bijvoorbeeld regelen documenten die een zorgmedewerker inscant automatisch op een voor hem relevante folder op het netwerk belanden. Met dit rolgebaseerde printen en scannen kun je als organisatie een grote efficiëntieslag realiseren. Daarnaast wordt het dupliceren en delen van documenten er een stuk veiliger door. Het zorgt voor een sterk verbeterde controle over het informatieproces en het voorkomt een wildgroei van rondzwervende digitale en fysieke documenten binnen de organisatie. Volgens mij zijn dat dit allemaal voordelen die het gebruik van een printbeheeroplossing meer dan rechtvaardigen. Zeker bij privacygevoelige informatie als patiëntendossiers zou dit de hoogste prioriteit moeten hebben.
Dirk Olivier, oud-algemeen directeur Veenman