De digitale transformatie van videoconferencing

Het is fascinerend om te zien hoe de digitale transformatie in korte tijd ingrijpende veranderingen met zich meebrengt. Neem videoconferencing. Het idee hiervoor stamt uit de jaren veertig van de vorige eeuw. Toen nog letterlijk science fiction maar het duurde tot begin jaren negentig voordat er bruikbare systemen voor video-vergaderen (ook wel aangeduid met telepresence) op de markt kwamen. Pas nu videoconferencing naar de cloud gaat komen de voordelen voor elke organisatie pas echt binnen handbereik. Gespecialiseerde, peperdure systemen zijn niet meer nodig, elk device met een scherm volstaat en de kwaliteit is prima. Maar er zijn grenzen.

De belofte van videoconferencing is niet mis: systemen hiervoor moeten een ‘beleving’ bieden die overeenkomt met het in fysiek persoon deelnemen aan een vergadering op afstand. En dat biedt in principe enorme voordelen: geen reistijd (met van recentere datum: een kleinere CO2 footprint) en dus ook geen reiskosten en de productiviteit gaat omhoog. Maar die ‘beleving’ stelt zeer zware eisen aan de kwaliteit van beeld en geluid. Haperend of stilstaand beeld, geluid dat niet synchroon loopt en geregeld wegvalt, zijn letterlijk showstoppers! Kijk maar eens naar Skype en Facetime. Die ‘deelnamebeleving’ is dan ver weg. Voor privégebruik misschien acceptabel, maar niet in een zakelijke context.

Aan de andere kant van het spectrum zijn er fantastische videoconferencingsystemen op de markt, met net zulke fantastische prijskaartjes. Perfecte kwaliteit, maar alleen toegankelijk voor grote organisaties die de enorme investeringen kunnen rechtvaardigen. En die de ruimte hebben om een speciale videoconferencing room in te richten, want die is óók nog nodig.

Wás nodig, moet ik zeggen. Onlangs heb ik een internationaal event bezocht dat in het teken stond van videoconferencing. Daar heb ik ervaren dat ook op dit vlak de digitale transformatie haar werk gedaan heeft. Video-vergaderen is natuurlijk al digitaal, maar de stap naar de cloud die nu gezet is heeft een enorme impact. En een impact op alle fronten: van kosten tot toegankelijkheid op verschillende devices. Met als resultaat dat video-vergaderen nu werkelijk overal en met de juiste beleving mogelijk is. De kwaliteit van beeld en geluid doet niet onder voor die van de peperdure systemen en je betaalt alleen voor gebruik.

Ideaal! Ik zit nu nog veel op de weg en ik kan erg veel kilometers en tijd besparen als ik meetings vervang door videovergaderingen. Bovendien heb ik dan niet alleen face-to-face contact, maar kan ik met de deelnemers ook meteen presentaties uitwisselen. Bovendien kan de vergadering worden opgenomen en is alles goed beveiligd. En dat voor een fractie van de pakweg €15.000 tot €20.000 die een groot ‘dedicated’ videoconferencingsysteem al gauw kost. Dankzij de cloud kan dat zelfs op een pay-per-use basis, wat het voor kleine bedrijven laagdrempelig maakt. Daardoor zie ik ook allerlei interessante niet-zakelijke toepassingen. Bijvoorbeeld in de zorg: consult op afstand wordt al gedaan, maar hiermee kan dat laagdrempeliger en goedkoper waardoor ook veel meer toepassingen mogelijk worden.

Zal de klassieke vergadering binnenkort verleden tijd zijn? Dat denk ik niet. Videoconferencing is absoluut een extra stimulans voor thuiswerken of werken op locatie. Door dit soort ontwikkelingen heeft ons nieuwe kantoor nog maar de helft van het aantal vierkante meters, vergeleken met het vorige. Het kan op termijn nog minder worden, maar er zit een grens aan. Ik denk dat er altijd zaken zullen zijn die beter centraal op een kantoor geregeld kunnen worden en dat staat compleet kantoorloos werken in de weg. Maar belangrijker nog is dat persoonlijke ontmoetingen niet mogen verdwijnen. Dergelijke contacten blijven belangrijk voor de sociale cohesie binnen een bedrijf.

Dirk Olivier, oud-algemeen directeur Veenman

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief