De traditionele accountancy activiteiten bestonden uit boekhouden, het opstellen van jaarrekeningen en het invullen van IB aangiftes. Tegenwoordig ontwikkelen accountancy kantoren zich steeds meer richting advieskantoren op het gebied van belastingen en aanverwante (ondernemers)vraagstukken. Dit vergt niet alleen een andere opbouw van het medewerkersbestand en ook soort medewerker, maar ook een andere manier van werken. De traditionele activiteiten worden steeds meer geautomatiseerd zodat er meer ruimte overblijft voor het geven van op maat advies.
Veel accountancy kantoren hebben een klantportaal ingericht voor hun cliënten waarbinnen niet alleen wordt gecommuniceerd, maar waarbinnen vooral informatie wordt uitgewisseld ten behoeve van het produceren van jaarrekeningen en IB aangiftes. Dit vergt een gedegen koppeling met de ICT applicaties die op de achtergrond draaien voor het samenstellen van aangegeven documenten. Dit brengt ook vraagstukken met zich mee. In hoeverre staat het huidige applicatieveld open voor deze portaalkoppelingen? Welke kosten brengt dit met zich mee? Voldoet mijn huidige applicatieveld nog wel aan de gewenste functionaliteit?
Toch is niet elke cliënt aangesloten op zo’n klantportaal. Soms kan het niet, soms wil de cliënt het niet. Er vindt daarom ook nog veel informatie-uitwisseling plaats op papier, ofwel analoog. Dit betekent een hoop extra werk voor de branche. Documenten moeten worden ingescand en herkend (via OCR technologie) om ze vervolgens in het juiste cliëntdossier te kunnen opslaan. Dit wordt overigens wel gezien als een uitstervende activiteit. De digitalisering zal de komende jaren steeds meer de overhand krijgen en cliënten gaan daarin meebewegen. Tot die tijd is het kritisch kijken naar de juiste hardware die hiervoor nodig is belangrijk, inclusief Scan/OCR software. Gebruik je een multifunctional of een losse printer en documentscanner? Is de Scan/OCR software machine- onafhankelijk of is er een duidelijke afhankelijkheid tussen beide? En hoe ga je in dit laatste geval dan om met aflopende contracten? Ben en blijf je afhankelijk van je huidige leverancier of heb je de ruimte om te benchmarken om zo wellicht kostenbesparing/beheersing te realiseren?
Naast bovengenoemde zaken liggen er ook gedegen uitdagingen op outputmanagementvlak. Er gaan veel digitale rapporten, facturen, gesprekverslagen en dergelijke documenten naar externe partijen. Dit is immers de output van de activiteiten die de accountants voor de cliënten uitvoeren. Vraagstukken die hierbij steeds meer spelen zijn het vervangen van de fysieke handtekening door een rechtsgeldige digitale handtekening. Ook het maken van document lay-outs, en het samenvoegen van deze lay-outs met inhoud is aan de orde van de dag. En hoe ga je deze dan verspreiden? Analoog? Digitaal inclusief begeleidend schrijven? Het liefst wil je dit proces vergemakkelijken, uniformiseren en digitaliseren. Maar hoe pak je dit aan?
Tenslotte wil ik nog even ingaan op de eerder aangegeven beweging die de branche maakt naar een steeds meer adviserende rol. Ook dit betekent een verandering in werkwijze. Daar waar er traditioneel teruggekeken wordt naar wat er is gebeurd in het afgelopen jaar moet nu vooruit worden gekeken. Welke ontwikkelingen zijn er in de markt en bij de cliënt en hoe kan advies daarop worden afgestemd? Dit kan niet achteraf, dit moet real time en met een voorwaardse blik. En als je advies geeft hoe rapporteer je dan? Zijn hiervoor vaste documentensets? Hoe stel je die op? Waar en hoe stel je die beschikbaar?
Kortom: de wereld van accountancy kantoren verandert…. Snel….
Veenman analyseert uitdagingen, adviseert en implementeert oplossingen in deze bruisende branche. Altijd vanuit een informatielogistiek oogpunt en altijd gedacht vanuit de uitdagingen die voor onze klanten gelden. Van de meest passende hardware tot en met document management- en outputmanagementoplossingen.