Goede budgettering begint bij accurate spend-analyse

Goed en vooral accuraat budgetteren is ieder jaar weer een uitdaging. Want hoe bepaal je nu echt goed hoeveel budget er nodig is voor het aankomende jaar? Wie een vliegende start wil maken heeft een goed inzicht nodig in de uitgaven in het verleden. Die informatie vormt een solide fundament voor de jaarlijks terugkerende budgetrondes.

In grote lijnen verloopt het vaststellen van nieuwe budgetten als volgt. Bijvoorbeeld de afdeling marketing, stelt een plan op voor het komende jaar, maakt een schatting van de kosten van het plan en dient op basis daarvan een budgetaanvraag in. De afdeling financiën bekijkt de aanvraag en toetst of het gevraagde bedrag reëel is en of er de financiële ruimte voor is.

Bij het bepalen van het budget én bij de toetsing speelt gedetailleerd inzicht in de uitgaven in het verleden een belangrijke rol. Wat heeft bijvoorbeeld een marketing campagne gekost? Bijvoorbeeld aan drukwerk, aan bouw van een specifieke website, enzovoort. Een dergelijke spend-analyse is in veel gevallen gebaseerd op rapportages van de financiële administratie.

Gedetailleerd beeld gevraagd

Wat er exact is uitgegeven is doorgaans bekend, omdat deze afdeling de inkoopfacturen van goederen of diensten verwerkt in het boekhoudpakket. Maar dan gaat het meestal om de totale uitgaven, terwijl het juist gaat om een gedetailleerd beeld. Denk aan hoeveel brochures de marketingafdeling het afgelopen jaar heeft besteld bij één van zijn drie drukwerkleveranciers. Kortom, een accurate spend-analyse laat tot in het kleinste detail zien wat een organisatie precies waaraan heeft uitgegeven.

Excel slaat de plank mis

Het probleem is dat voor deze analyses meestal Excel wordt gebruikt. Dat betekent dat er eerst vanuit een boekhoudpakket data naar Excel geëxporteerd moeten worden, waar vervolgens allerlei formules op moeten worden losgelaten. Dat gebruik van Excel wordt ook ingegeven doordat veel boekhoudpakketten (nog niet?) in staat zijn om een goede spend-analyse te maken op categorieniveau (zoals kantoorartikelen, drukkosten, ontwikkeling website). Terwijl dat soort informatie juist nodig is voor een accurate bepaling van toetsing van budgetten. Hiernaast is de betrokkenheid van de inkoopafdeling vaak noodzakelijk om de benodigde detailinformatie te verkrijgen. Het gevolg is dat maar liefst drie afdelingen zich bezighouden met één budget. Een buitengewoon omslachtig en foutgevoelig proces!

Betere dienstverlening

Gelukkig óók een proces dat goed te automatiseren valt: met de WorkFlowWise purchase-to-pay software van Veenman. Deze software maakt het hierboven beschreven analyseproces een stuk eenvoudiger en levert direct de benodigde informatie op voor de budgettering. En de inkoopafdeling hoeft er niet meer aan te pas te komen, al kan ook voor deze afdeling de software een uitkomst zijn omdat die het mogelijk maakt al tijdens de inkoopaanvraag aan te geven uit welk budget het product of de dienst betaald moet worden. Zo is later direct terug te halen uit welk potje welke uitgaven zijn gedaan. En de afdeling kan deze informatie gebruiken om de interne dienstverlening verder te verbeteren.

Gemak, tijdwinst en rust

De door Veenman geadviseerde purchase-to-pay software geeft gedurende het hele jaar continu inzicht in de uitgaven.

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief