Een van de zeer plezierige aspecten van de voortdenderende digitalisering is de enorme prijserosie. Wie vijfentwintig jaar geleden een tekstverwerker kocht moest daar omgerekend dik 500 euro voor neertellen. Voor dat bedrag koop je een iPad en de tekstverwerker is gratis. Spreadsheet en prestentatieprogramma trouwens ook. Online opslag? Ook helemaal gratis. Bellen via internet? Videoconferencing via internet? Het kan allemaal helemaal voor niks.
De grote belofte van internet: een kleinere wereld – een global village zelfs – is ruimschoots ingelost. Mensen kunnen altijd, overal en onmiddellijk contact met elkaar hebben. Natuurlijk is op dit vlak ook enorme vooruitgang geboekt: van e-mail tot professionele videoconferencingsystemen die mensen het gevoel geven dat ze bijna fysiek met elkaar vergaderen. Dat zijn over het algemeen zware, dure systemen waar speciale ruimtes voor nodig zijn. Deze systemen liggen over het algemeen alleen binnen bereik van grotere bedrijven. Maar er bestaan hiervoor ook gratis alternatieven – lees: Skype en Facetime – waar geen peperdure systemen voor nodig zijn. En: de benodigde bandbreedte is tegenwoordig ruim voorhanden.
Zonde
Op het eerste gezicht bieden die gratis alternatieven dezelfde voordelen: virtueel face-to-face contact waardoor er minder gereisd hoeft te worden, de communicatie directer verloopt en besluiten sneller genomen kunnen worden. Inderdaad: op het eerste gezicht. Want de beeldkwaliteit moet wel goed zijn en het geluid lipsynchroon. Kleine vertragingen en slechte, schokkerige beelden bederven de ervaring. Voor zakelijk gebruik is dat onacceptabel met als resultaat dat mensen verder afzien van videocommunicatie. En dat is zonde!
Kwaliteit
Als de grote gespecialiseerde videoconferencingsystemen veel te duur zijn en de gratis alternatieven kwalitatief onder de maat, wat dan? De enorme prijsdalingen zijn ook aan videoconferencing niet voorbij gegaan. Voor pakweg 2500 euro zijn er systemen verkrijgbaar die nog niet zo lang geleden tien keer zo duur waren. Dat is een prijs die binnen bereik van de meeste bedrijven zal liggen. En, zeker zo belangrijk, de beeld- en geluidskwaliteit is ruim voldoende voor de meeste zakelijke toepassingen. Wie werkelijk locatieonafhankelijk wil werken moet dan ook overal met die videoconferencing kunnen werken, vanaf verschillende locaties onder verschillende omstandigheden. Een veilig en uniform systeem, een corporatie adresboek, de mogelijkheid derden uit te nodigen en het inplannen van videovergaderingen zijn dan zeer welkom, net als mogelijkheden voor gebruikersbeheer.
Bijdrage aan zakelijke communicatie
Nu gaf ik hierboven aan dat er gratis alternatieven zijn. Maar als het om Skype gaat geldt dat alleen voor 1:1 communicatie. Wie met meer personen wil videovergaderen zal daarvoor moeten betalen, terwijl de kwaliteit echt niet beter wordt. Toch kan Skype – of Facetime – nog wel een rol vervullen als een wegbereider. We hebben de ervaring dat bedrijven eerder overstappen op professionele videoconferencing als zij al hebben gewerkt met deze gratis mogelijkheid. Zij hebben dan in de praktijk ervaren wat video in principe kan bijdragen aan hun zakelijke communicatie. En zij hebben ervaren dat de kwaliteit onder de maat is en dat allerlei handige voorzieningen ontbreken. Een prijs die zij niet langer willen betalen. Goedkoop is duurkoop!