Bij veel organisaties wordt voor de crediteurenadministratie en het verwerken van declaraties nog altijd vertrouwd op relatief inefficiënte processen. Uit onderzoek komt naar voren dat organisaties gemiddeld meer dan 15 dagen nodig hebben om een inkomende factuur te verwerken. Daarnaast zegt 65% van de ondernemers in het MKB dat zij facturen graag elektronisch willen verwerken, maar dat doorgaans niet doen vanwege de hoge kosten van de reguliere oplossingen.
Organisaties realiseren zich vaak niet hoeveel zij momenteel verliezen door inefficiënte bedrijfsprocessen, onduidelijke procedures en onnodige handmatige handelingen. Terwijl toch ieder bedrijf streeft naar optimalisatie en kostenbeheersing. Het management wil ‘in control zijn’ en heeft daarvoor behoefte aan continu up-to-date inzicht. Een van de processen die echter vaak wordt vergeten als het gaat om verbetering van de efficiency, is de verwerking van inkomende facturen en declaraties.
Inkomende fysieke en digitale facturen brengen ieder een aparte werkstroom met zich mee. Die werkstroom kent vele handelingen, van het inscannen en routering van de factuur of declaratie, tot goedkeuring en aangeven wanneer de betaling is voldaan. Bij veel organisaties zijn weliswaar al eerste stappen gezet om de registratie, afhandeling en controle van inkomende facturen en declaraties te transformeren tot digitale processen, maar van een goed geïntegreerde oplossing is dan nog geen sprake.
Met inzicht en grip op kosten naar verlaging van kosten
Toch zijn er intussen wel degelijk mogelijkheden om de uitgaven binnen de organisatie beter inzichtelijk te maken en daar zo meer grip op te krijgen. Door de verwerking en controle van inkomende facturen te integreren in volledig geautomatiseerde processen, ontstaat beter zicht op bijvoorbeeld betaalcontroles en betaaladvieslijsten. Inkoop, controlling en financiën kunnen elkaar versterken en het management krijgt een veel accurater en actueler beeld van de financiële situatie. En dit kan allemaal tegen zeer aantrekkelijke tarieven, bijvoorbeeld op basis van een vast bedrag per gebruiker per maand. Er zijn verschillende concrete voorbeelden van organisaties die hiermee hun investeringen al binnen een jaar hebben terugverdiend.
En de winst zit niet alleen in het betere inzicht. Automatisering van de factuurverwerking levert vooral veel tijdswinst op, omdat processen efficiënter lopen en er minder handmatig en dubbel werk wordt verricht. Dit betekent dat medewerkers ingezet kunnen worden om bijvoorbeeld de dienstverlening te verbeteren of om op andere manieren een concrete bijdrage te leveren aan de bedrijfsresultaten. Groeiende organisaties hoeven geen extra financieel-administratief personeel aan te nemen.
Optimaal beheer van budgetten
Wanneer de factuurafhandeling eenmaal goed is geautomatiseerd, ontstaan er meteen ook andere voordelen. Je hebt bijvoorbeeld continu inzicht in de actuele status van je budgetten. En op basis daarvan kan je dus op het juiste moment de juiste inkoopbeslissingen nemen, omdat altijd duidelijk is hoeveel ruimte er nog is in die budgetten. Vergelijk dat eens met de situatie die je nu vaak ziet bij organisaties, waar budgethouders slechts een keer per maand een Excel-overzicht krijgen van hun resterende budgetten. Omdat het mogelijk is om facturen – na goedkeuring – automatisch te betalen, krijgen bedrijven ook minder te maken met betalingsherinneringen en aanmaningen, allemaal zaken die onnodig tijd, aandacht en geld kosten.
Er zijn vele mogelijkheden om bedrijfsprocessen te verbeteren door middel van automatisering. Welke processen daarbij prioriteit krijgen, is een kwestie van afwegen. Het is in ieder geval aan te raden om de afhandeling van binnenkomende facturen eens goed onder de loep te nemen. Ik denk dat veel organisaties dan snel tot de conclusie zullen komen dat het inderdaad beter kan en dat meer grip op de financiële status een wezenlijke bijdrage kan leveren aan het verbeteren van de bedrijfsresultaten.
