Organisaties beschikken tegenwoordig over enorme hoeveelheden interne data. Tegelijk blijken de mogelijkheden om deze op efficiënte manier te ontsluiten en te hergebruiken zeer beperkt. In de praktijk worden belangrijke documenten herhaaldelijk – tot tientallen – malen opgeslagen. Want doordat we informatie steeds moeilijker terugvinden, worden belangrijke documenten herhaaldelijk opnieuw gemaakt. Dubbel of zelfs driedubbel werk dus!
Hoeveel tijd zijn we kwijt met deze inefficiëntie? Uit een onderzoek dat uitgevoerd is door McKinsey blijkt dat werknemers gemiddeld 20% van hun tijd bezig is met het zoeken naar informatie. Zo vertaald, betaalt men gemiddeld 1 op de 5 werknemers van een bedrijf voor het zoeken naar informatie. Ofwel: elke werknemer is één dag van zijn werkweek hieraan kwijt.
Zoeken en vinden van informatie is ook niet makkelijk, want 75 tot 90 procent van de data betreft ongestructureerde informatie. ‘Ongestructureerd’ betekent dat er geen verband is tussen de data en daarom kunnen deze in principe niet op basis van relevantie aan de zoeker gepresenteerd worden. Natuurlijk kunnen we voorkeuren van de gebruiker in kaart proberen te brengen en gissen wat hij het liefst als eerste zou willen. Maar dit is een momentopname en het inrichten kost erg veel tijd.
Bovendien: een softwareapplicatie die op deze manier wordt ingericht (en dat zijn ze vrijwel allemaal) loopt qua licentie en in consultancykosten al snel in de honderdduizenden euro’s. Bovendien: hoe goed u zelf ook archiveert, de vraag blijft of uw collega’s dat ook doen. En hoe deed die onlangs vertrokken collega dat?
Net zoals Google begin deze eeuw er voor zorgde dat we nog iets konden terugvinden in de explosief toenemende hoeveelheid internetdata, hebben we nu zo’n zoekmachine nodig voor onze bedrijfsdata. Want als we zo’n zoekmachine zouden hebben kunnen bedrijven hun werknemers helpen veel sneller hun informatie vinden. Dat alleen al zorgt voor grote kostenbesparingen, en kan ook nog eens bespaard worden op storage.
Daar komt bij dat de index waarop een zoekmachine gebouwd wordt – en dat geldt voor alle zoekmachines – niet alleen voor het terugvinden van data kan worden gebruikt, maar ook voor inzicht in de data.
Hoeveel documenten zijn er meermalen opgeslagen? Welke informatie wordt weinig bewerkt of alleen vanwege wet- en regelgeving bewaard? Die data komen in aanmerking om op ‘langzame’ storage overgezet te worden..
Dit is ook van toepassing op uw organisatie: hoe goed u ook archiveert, de vraag blijft of uw collega’s dat ook doen en hoe die collega dat deed die er niet meer werkt.
Kennis en informatie zit in uw interne (digitale) data. Diverse oplossingen van Veenman helpen u die te ontsluiten.