Je zou denken dat zo onderhand alle administratieve processen wel gedigitaliseerd zullen zijn. Met deze processen is de automatisering immers begonnen. Nu ruim vijftig jaar later blijkt dat er toch nog een niet onbelangrijk aspect van de administratie is, waar de computer nauwelijks is doorgedrongen: het afhandelen van binnenkomende facturen. Hoe kan dat terwijl er toch zulke mooie IT-oplossingen voor zijn?
Vertrouwd maar omslachtig
Vooruit, helemáál analoog is het afhandelen van die facturen niet: ze komen niet alleen op papier met post, maar worden ook wel in elektronische vorm gemaild. Maar we zien in de praktijk dat die facturen gewoon geprint worden en bij de andere papieren facturen worden gevoegd. En dan begint de oude vertrouwde papierwinkel. Er moeten stempels worden gezet, gegevens moeten overgetikt worden, banknummers moeten handmatig gecontroleerd worden, je moet naar mensen toe om te vragen hoe het staat met de accordering, enzovoort. Al de handmatige procuratiestappen zijn bijzonder tijdrovend en ook nog eens foutgevoelig. En niet te vergeten: papieren facturen hebben de neiging zoek te raken en onderop stapels andere papieren terecht te komen.
Old timer
Al dat omslachtige gedoe, kasten met uitpuilende orders, zoektochten naar die ene factuur die niemand kan vinden. Dat moeten we toch niet willen? En toch staat de elektronische binnenkomende facturatie nog in de kinderschoenen. Ik denk dat de reden hiervan is dat het hier om een ouderwets proces gaat dat al sinds mensenheugenis zo loopt en waarbinnen iedereen weet wat er verwacht wordt. En dan is het if it ain’t broke, don’t fix it. Maar het is als met een old timer, daar kan je best mee van A naar B rijden. Ziet er leuk uit hoor, maar laten we het vooral niet hebben over betrouwbaarheid, comfort, snelheid en veiligheid.
Zinvoller werk
Laten we daarom van perspectief veranderen. Zeker bij grotere ondernemingen bestaat bij controllers en financieel directeuren de wens om de mensen zinvoller werk te laten doen en zo kwaliteit aan de financiële administratie toe te voegen. Door routineprocessen te automatiseren komt hier (veel) tijd voor vrij. En er is natuurlijk ook financiële winst. Als bijvoorbeeld de accordering veel sneller verloopt kan er eerder betaald worden, wat vaak een korting oplevert. Spookfacturen glippen niet meer door de controle heen. Vergeet ook het gemak niet. Diverse oplossingen van Veenman draaien vanuit de cloud zodat het de accordering niet alleen achter de pc op kantoor, maar ook thuis, onderweg of des gewenst op het strand gedaan kan worden.
Financieel systeem leidend
Als het afhandelen van binnenkomende facturen geautomatiseerd wordt betekent dit niet dat de regels van het financiële systeem veranderen. Het financieel systeem is en blijft leidend. Zo zijn onze oplossingen geen vervanging van een boekhoudsysteem/programma, maar sluit daar juist naadloos op aan.
Winst!
Tja, welke bezwaren kunnen er nog zijn om niet te kiezen voor modern vervoer en het bij een old timer te houden? Misschien investeert u liever in iets wat het bedrijf zakelijk verder brengt? Bedenk dan dat met de automatisering van dit inkomend facturatieproces de inspanning gemakkelijk gehalveerd kan worden. De implementatiekosten zijn er binnen een paar maanden uit en de gebruikskosten bedragen verder nauwelijks meer dan twee tientjes per maand per gebruiker. Tel uit uw winst!
