Ook zonder Watson kan een accountant veel efficiency verbeteringen realiseren

In het rapport “Trends in Accountancy 2014-2015” dat onlangs is verschenen wordt in “Trend 4 – Opmars van nieuwe technologie staat op kantelpunt” gesproken over het belang van vergaande automatisering en hoe robots in de toekomst veel routinematige activiteiten van de accountant wel eens over zouden kunnen nemen.

In dat kader wordt in het rapport het voorbeeld van IBM’s supercomputer Watson aangehaald die zelfs in staat is om een bijzonder complexe taak als het verzinnen van recepten uit te voeren. Met zo’n enorme rekenkracht moet het mogelijk zijn om Watson ook veel klassieke accountantstaken betrouwbaarder en met minder fouten uit te laten voeren dan de menselijke variant.

Nog maar een paar weken geleden heeft Google een patent ingediend voor het vervaardigen van een teddybeer, voorzien van diverse sensoren waaronder camera’s en een microfoon, die op afstand wordt bestuurd door een cloud-variant van Watson. Deze teddybeer kan dan worden ingezet als een soort “oppas” voor kinderen en moet in staat zijn om gesproken vragen middels een spraakmodule, geheel automatisch en zonder tussenkomst van mensen, te kunnen beantwoorden.

Het slim inzetten van enorme hoeveelheden rekenkracht, al dan niet via de cloud, om de hedendaagse accountant te ondersteunen bij zijn werkzaamheden komt dus steeds dichterbij, maar is nog wel toekomstmuziek.

Vandaag de dag al, zonder hulp van “Watson”, zijn er flinke efficiency voordelen te behalen bij het verwerken van alle binnenkomende documentstromen.

Documenten komen op meerdere manieren bij de accountant binnen. Zo zijn er nog steeds veel cliënten die alles op papier aan- (willen) leveren, maar in toenemende mate wordt ook gebruik gemaakt van e-mail en self-service portals waar de cliënt zijn documenten kan uploaden en inzien en waar hij zijn vragen aan zijn adviseur kwijt kan. Doordat de opbouw van een cliënten dossier zeer gestructureerd en aan strenge (toezicht) regels gebonden is, zijn accountants steeds meer gebruik gaan maken van een elektronisch cliëntendossier. Hierdoor zijn ze beter in staat te voldoen aan de strenge wet- en regelgeving en wordt informatie een stuk efficiënter verwerkt.

Waar nog steeds veel tijd mee verloren gaat is het toevoegen van al die verschillende documenten, voorzien van de juiste metadata, aan het elektronisch cliënten dossier. Papieren documenten moeten eerst worden gescand en ook digitale documenten moeten vaak handmatig worden voorzien van de juiste “labels” voordat ze het dossier in kunnen. Sommige accountants lossen dit op door barcodevellen (met alle relevante metadata) toe te voegen voordat het document gescand wordt, maar ook dat is behoorlijk tijdrovend.

Door aan dit proces een stuk intelligentie toe te voegen in de vorm van document herkennings-software, wordt veel informatie uit een document automatisch herkend. In plaats van alle informatie handmatig uit het document over te nemen hoeft de desbetreffende behandelaar, nadat het document automatisch is “herkend”, alleen nog maar de metadata te controleren en desgewenst op een eenvoudige manier aan te vullen. Doordat veel documenten voor het cliënten dossier van een accountant een hoge mate van gestructureerdheid kennen (KvK uittreksels, rekeningen, bonnetjes, etc etc), is het automatisch herkennen van documenten in grote mate toe te passen en zal een zelflerende oplossing al snel een hoog herkenningspercentage laten zien.

Deze oplossingen zijn nu al “proven technology” en worden de komende jaren nog intelligenter en nog betrouwbaarder. Net als de accountant die hier slim gebruik van weet te maken!

 

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief