Dit zijn de stappen naar meer grip op uw uitgaven.
Ieder jaar geldt de derde dinsdag van september weer als het startschot van het nieuwe economische jaar. Voor veel organisaties en afdelingen is dit hét moment om budgetten onder de loep te nemen, de actuele status te bekijken en plannen voor volgend jaar te smeden. Met Purchase-to-Pay software kunnen ze dat beter en veiliger dan ooit. Eenvoudige registraties, real-time inzicht en op maat gemaakte rapportages helpen organisaties om zelf Prinsjesdag te organiseren.
Dit is hoe het werkt:
Stap 1: Budgetten aanmaken
Het aanmaken van nieuwe budgetten is met Purchase-to-Pay software zo geregeld. Vaak zijn budgetten up te loaden via Excel, of direct te importeren via een koppeling met het financieel systeem. Het aanmaken van budgetten is veelal een eenmalige exercitie aan het begin van het nieuwe fiscale jaar.
Stap 2: Real-time inzicht in het beschikbare budget
Als de budgetten aangemaakt zijn, is het tijd om voor real-time inzicht te zorgen. In een Purchase-to-Pay systeem doet u dat door facturen, inkooporders en contracten te koppelen aan budgetten. Voorbeeld: zodra een verplichting is aangegaan, wordt deze gereserveerd op het budget. Dit betekent dat alle goedgekeurde orders, contracten, facturen die in omloop zijn en betalingen die al gedaan zijn, worden afgetrokken van het beschikbare budget. Daardoor ontstaat up-to-date inzicht in het budget en voorkomt u dat er teveel wordt uitgegeven.
Stap 3: Budgetrapportages maken
Als de data van facturen, contracten en inkopen gekoppeld zijn aan budgetten, is het mogelijk om vrij eenvoudig budgetrapportages te maken. In een budgetrapportage is bijvoorbeeld te zien hoeveel geld er besteed is bij leverancier A in categorie B. In sommige Purchase-to-Pay oplossingen is het mogelijk om een dashboard samen te stellen waarmee de budget KPI’s gemonitord kunnen worden. Het voordeel daarvan is de budgethouder/verantwoordelijke in één oogopslag real time kan zien hoeveel budget er nog beschikbaar is.
Stap 4: Besluiten nemen op basis van real-time budgetinformatie
Als de budgetten, data en budgetrapportages goed zijn ingesteld rest er nog maar één ding: het maken van besluiten. In Purchase-to-Pay software is het direct te zien wat de impact op het budget is als contracten, inkooporders of facturen worden aangemaakt. Een budgethouder krijgt op die manier alle relevante informatie te zien, en kan op basis daarvan een goed onderbouwd besluit nemen.
Stap 5: Maximale grip op de uitgaven
Het resultaat als u de bovenste stappen regelt met Purchase-to-Pay software? Simpel: maximale grip en controle op de uitgaven. Het budget zit door het Purchase-to-Pay systeem verweven en is een continu proces. En als u dit constant weet te koppelen aan facturen, inkooporders en contracten blijft de informatie altijd up-to-date. Door de grip op de uitgaven krijgt u een stuk zekerheid. Ideaal voor als u nieuwe budgetten en plannen presenteert in de interne Prinsjesdag van uw organisatie.
Grip en controle op de uitgaven
Met de Purchase2Pay software van Veenman maakt u uw eigen Prinsjesdag! Wij informeren u graag wat dit voor uw organisatie betekent én oplevert.