Elk jaar organiseert Veenman, ‘het oudste IT-bedrijf in Nederland’, voor zijn klanten een inspiratiedag. Dit jaar kwam de inspiratie niet alleen van een tot nadenken stemmende blik op de toekomst, gepresenteerd door trendwatcher en filosoof Ruud Veltenaar, maar evenzeer van Veenmans verfrissende presentaties over de technologie van nu. Ook Veenman zet in op digitale transformatie: de overbekende printer van weleer blijkt uit te groeien tot een bijzonder communicatieplatform en de integratie van werkprocessen gaat een volgende fase in.
Slimmer, beter, anders!
Dat zijn de trefwoorden die horen bij digitale transformatie en innovatie. Geen woorden waar je meteen aan denkt als het om printers gaat. Maar toch!
Ook de printer onttrekt zich niet aan een digitale transformatie. Integendeel. Het apparaat transformeert zoals de mobiele telefoon die uitgegroeid is tot smartphone. Telefoneren is een van de vele dingen die je ermee kan doen, en voor sommigen zelfs niet eens het belangrijkst. Zo blijft de multifunctionele printer (MFP) niet steken bij printen en scannen (en faxen, heel soms nog) en groeit de machine uit tot een apparaat dat werkelijk multifunctional genoemd kan worden.
Veenman is er van overtuigd dat er nu naast de traditionele werkplek en mobile device een nieuwe werkplek ontstaat. Die is vergaand toegesneden op wat de medewerker nodig heeft en maakt het veel beter mogelijk om met informatie om te gaan dan de huidige werkplek. Een belangrijke rol binnen deze werkplek zal zijn weggelegd voor de MFP. Het is de rol van werkplekassistent die volledig geïntegreerd is met de werkplek.
Communicatie en informatie
Wat kan zo’n assistent? Laten we eerst eens kijken hoe kantoorwerk er vandaag de dag gemiddeld uitziet. We vergaderen 8 uur per week, zijn 74 minuten per dag bezig met bereiken collega’s, we zijn 2 uur per dag bezig met communiceren via e-mail en iedere drie kwartier checken we social media. Daar komen nog bij: 5 koppen koffie en thee, een lunch, we gaan 3 keer per dag naar het toilet en we staan 3 keer per dag bij de printer.
De meeste tijd gaat op aan communicatie en informatie-uitwisseling en dit kan dankzij technologie veel efficiënter. Een MFP is niet anders dan een computer met bijzondere outputmogelijkheden en natuurlijk verbonden aan het bedrijfsnetwerk. Dat betekent dat er op de MFP apps kunnen draaien, bijvoorbeeld om medewerkers te informeren via het display van de machine (zij staan daar immers gemiddeld drie keer per dag voor).
Kant-en-klare-vertalingen
Apps op MFP kunnen zelfs een complete workflow overnemen. Zo kan de Xerox Vertaal app een document vertalen en het resultaat in de oorspronkelijke opmaak zetten. De vertaling vindt plaats in de cloud van Xerox en is mogelijk voor alle gangbare talen.
Tijdens de demonstratie op de Inspiratiedag liet Veenman een juridisch document van het Frans naar het Nederlands vertalen. Het resultaat kwam razendsnel terug in de bekende opmaak van een juridisch document, inclusief artikelen, parafen en opsommingen. De kwaliteit blijkt zo goed te zijn dat een internationaal transportbedrijf zijn MFP nu op deze manier inzet voor dit soort vertaalklussen. Voor Veenman staat het als een paal boven water dat er uit printers veel meer te halen valt dan iedereen denkt. De MFP zal het kantoor voorlopig zeker niet verlaten.
Veilig omgaan met gevoelige beelden
In de presentatie ‘Van silo’s naar geïntegreerd werken’ ging het over de omgang met complexe applicatielandschappen en processen. Daarbij zorgt ook veilig omgaan met gegevens, zeker nu de AVG van kracht is, voor extra uitdagingen. Veenman demonstreerde een geïntegreerde oplossing die samen met partner FileLinx is ontwikkeld voor de zorggroep ‘s Heeren Loo. Met deze IoS-applicatie kunnen beelden van cliënten vastgelegd en geclassificeerd worden, waarna ze in het elektronisch cliëntendossier worden opgenomen.
Bijzonder is beveiliging van het hele proces. Beelden worden niet op het device vastgelegd, maar direct beveiligd doorgestuurd naar de cloud. Opgenomen in het ECD kunnen ze alleen worden ingezien door geautoriseerde gebruikers. De zorggroep voldoet zo aan de AVG en kan op deze manier veilig met de gevoelige beelden omgaan.
Klantbeleving
‘Samen bouwen aan duurzame klantrelaties’ was het thema van een presentatie over het belang van een goede customer experience. Die beleving wordt de komende jaren zelfs belangrijker dan de prijs of het product. Klanten worden veeleisender en dan is goede communicatie via allerlei kanalen cruciaal. Juist op dat communicatievlak kan Veenman een belangrijke rol spelen door digitalisering en stroomlijning van de informatie-uitwisseling.
Veenman is allang geen pure printerleverancier meer, hoewel het bedrijf soms nog zo wordt gezien. Tijdens de Inspiratiedag heeft het bedrijf laten zien op steeds meer gebieden op te treden als IT kennis- en implementatiepartner die klanten helpt met hun informatielogistiek voor een gestroomlijnde, veilige en duurzame bedrijfsvoering.
