Naast computers en netwerken, vormen multifunctionele printers (mfp’s) in de zakelijke wereld de belangrijkste categorie hardware. Deze categorie maakt nu in snel tempo een softwaretransformatie door. Configuratie, beheer en aansturing gebeurt allemaal via software. Veenman gaat hierin zelfs nog veel verder en beschouwt een mfp als een volwaardig informatie-verwerkend apparaat dat met behulp van software talloze innovatieve mogelijkheden biedt. Mogelijkheden waar de meeste bedrijven zich nog helemaal niet van bewust zijn.
Veenman is onderdeel van Xerox, dat bepaald niet stilstaat en sterk de focus legt op het inzetten van de eigen uitvindingen. Sinds 1970 heeft het eigen researchcentrum (Palo Alto Research Centre – PARC) aan de wieg gestaan van baanbrekende uitvindingen zoals de copier en de laserprinter, het Ethernetnetwerk en de grafische interface voor computers. Xerox werkt ook vandaag met de nieuwste technologieën zoals artificial intelligence, data analytics en content analytics. Het zijn technologieën die niet direct met printers geassocieerd worden, maar veel meer met software-innovatie.
Van technologie naar de praktijk
Het aanbod van Veenman is mede daardoor veel sterker gericht op waardeproposities rond de automatisering van werkprocessen. Het komt neer op een transitie van traditionele hardware (printers) naar software-gedreven oplossingen (apps). Veenman-medewerkers brengen daarom geregeld een bezoek aan Xerox in de VS en er zijn zeer korte lijnen met de softwareontwikkelaars van het bedrijf.
Instant content
De mfp groeit uit tot informatieverwerker, inclusief de nodige connectiviteit (cloud en mobiel), invoeren van documenten en de routing ervan. Wat kan zo’n slimme mfp? Bijvoorbeeld een boek scannen en daarvan automatisch een goede samenvatting maken. Of een tekstdocument scannen en omzetten in spraak. Dat was al langer mogelijk, maar het kan nu met begrip van de inhoud worden voorgelezen, dus met de juiste intonatie en pauzes op de juiste plek, wat deze technologie bij uitstek geschikt maakt voor toepassing in de zorg, de advocatuur en het onderwijs.
De kracht van Veenman, gecombineerd met de innovatiekoers van Xerox, maakt de volgende stap mogelijk: ‘document analytics’. Een voorbeeld van een oplossing waar Veenman aan werkt: scannen van een aanbestedingsdocument en vervolgens worden automatisch de beste antwoorden op de vragen in het document gegeven op basis van eerder ingevulde aanbestedingen. Zonder software die gebruik maakt van artificial intelligence en machine learning zouden al deze analytics-toepassingen niet mogelijk zijn.
Procesoptimalisatie door innovatie
Een innovatieve focus op software vraagt ook om een innovatieve mindset, een mindset waar het Rotterdamse Veenman zich bij thuis voelt. Veenman, dat in 2019 100 jaar bestaat, is nu alweer enige jaren onderdeel van Xerox en is het verbindende element met klanten in Nederland. Veenman richt zich nu steeds meer op de procesoptimalisatie aan de ‘randen’ van de IT – daar waar documenten al dan niet via de mfp de organisatie binnenkomen of verlaten en de processen daartussen. Daarbij ligt de nadruk op organisaties onder de top 250 (‘MKB+’), daar spelen andere vraagstukken dan bij de top 250 organisaties.
Zo komt Veenman bijna altijd cloudtoepassingen tegen bij klanten. Bij grote ondernemingen – denk aan banken en de overheid – komen die veel minder voor omdat vaak nog on-premise oplossingen geëist worden. Gezien de focus op de grotere MKB-bedrijven zet Veenman dan ook steeds vaker in op de cloud. Een voorbeeld hiervan is een beeldenbank oplossing die is ontwikkeld om foto’s en video’s van cliënten van zorginstellingen veilig op te nemen en aan hun cliëntendossiers toe te voegen. De opgenomen beelden gaan direct naar de cloud en worden gewist op het device waarmee ze zijn opgenomen om de privacy te waarborgen. De kern van deze oplossing is een webapp voor Apple IoS.
Apps die het de gebruiker makkelijker maken
ConnectKey is misschien wel het duidelijkste voorbeeld van de transitie die Xerox en Veenman doormaken. Het is een open platform waar ontwikkelaars, onder toezicht van Xerox, zelf apps kunnen ontwikkelen om te voldoen aan de wensen van de lokale markt en/of individuele klanten. Het draait om apps die de gebruiksmogelijkheden van een mfp sterk uitbreiden. Er is inmiddels een complete serie apps beschikbaar, niet alleen van Xerox zelf, maar ook van externe ontwikkelaars. Bijvoorbeeld een app die documenten kan scannen, de inhoud omzet in tekst en die doorstuurt naar een clouddienst van Xerox die per omgaande een vertaling levert, allemaal in de juiste opmaak. Een grote gemeente in Nederland maakt hiervan al gebruik om documenten toegankelijk te maken voor inwoners die het Nederlands niet machtig zijn.
Het zijn apps die gebruikmaken van de nieuwste technologieën, zoals AI en virtual en augmented reality, om gebruikers te helpen slimmer en makkelijker te werken. Denk aan een een advocaat die graag een vertaling wil van een juridisch document. Met een Xerox-app krijgt zij het document in tekst en in audio terug. In de toekomst zal er ook nog advies aan kunnen worden toegevoegd: richtlijnen over hoe zij deze zaak het beste kan aanpakken, op basis van een historie van vergelijkbare zaken.
Daarnaast zijn er oplossingen om het beheer van machineparken zelfvoorzienend te maken door intelligent en zelfsturend remote/cloud device management. Deze oplossingen maken snelle implementatietijden mogelijk en verlagen de druk op de IT-afdeling.
De softwaretransformatie biedt talloze innovatieve mogelijkheden, niet alleen om informatiestromen efficiënter te maken maar ook om dankzij geavanceerde technologie processen te automatiseren die tot voor kort niet te automatiseren waren. Vanwege de korte lijnen met Xerox in de VS zit Veenman dicht op het vuur en is daarom goed in staat om de klantwensen te vertalen naar gerichte en snelle productontwikkeling. Daarbij speelt Veenman een grote rol in afstemmen van deze mogelijkheden op de situatie en behoeften van bedrijven.
