9 tips voor videoconferencing

Videoconferencing is booming. Voor velen is het wennen en blijken deze online vergaderingen nog niet altijd vlekkeloos te verlopen. Door elkaar praten door de kleine vertraging in de verbinding is één van de vele kleine ergernissen die kunnen ontstaan. Hieronder 9 tips voor een feilloze en effectieve online vergadering:

1. Zet de camera op ooghoogte

Wanneer u de camera van uw computer of laptop op ooghoogte plaatst, bijvoorbeeld door middel van boeken of een laptopstandaard, ziet iedereen u recht van voren in plaats van schuin van onderen. Zo toont u de beste kant van uzelf tijdens het videovergaderen.

2. Ga dicht bij uw camera zitten

Zorg dat uw hoofd en schouders het grootste gedeelte van het beeld vullen tijdens de videovergadering. Zo ligt de focus helemaal op u als gesprekspartner en niet op de omgeving waarin u zich bevindt.

3. Let op het tegenlicht

Zorg dat buitenlicht op uw gezicht valt en niet op uw scherm. Sluit bij te veel tegenlicht (gedeeltelijk) de lamellen of gordijnen. Zorg er dan wel voor dat de kamer niet te donker wordt.

4. Kijk in de camera

Kijk in de camera wanneer u aan het woord bent. Zo maakt u ondanks de fysieke afstand toch connectie met elkaar.

5. Houd spreekrondes

Spreekrondes zijn de oplossing om te voorkomen dat iedereen door elkaar heen praat of tegelijkertijd begint met spreken. Spreek dus om beurten, bijvoorbeeld met de klok mee.

6. Kies één gespreksleider

De gespreksleider kan de videovergadering in goede banen leiden en zorgen dat de spreekrondes soepel verlopen. Videovergadert u met meer dan 10 personen? Kies dan voor één of enkele gespreksleiders en laat de rest op mute en zonder beeld meekijken. Zij kunnen reageren via chat. Zo houdt u de online vergadering overzichtelijk.

7. Investeer in een headset

Wilt u nog beter gehoord worden en elkaar beter kunnen verstaan? Investeer dan in een headset met noise cancelling. Zeker in een omgeving met veel achtergrondgeluiden is dit een goede investering.

8. Zorg voor een goede setup

Zorg voordat de videomeeting aanvangt, dat u uw internetverbinding hebt gecheckt en u zich in een rustige ruimte bevindt met zo min mogelijk afleiding. Dat betekent ook: e-mailnotificaties uit en telefoons op stil.

9. Bereid goed voor

Wanneer u nieuwe videovergadersoftware gebruikt, test deze dan van tevoren. Bekijk waar de mute knop zit, waar u documenten kunt delen en hoe u de chat kunt gebruiken. Hierdoor kunt u tijdens de vergadering volledig focussen op het gesprek en bent u geen tijd kwijt aan uitleg en instructies van collega’s. Bereid ook de vergadering zelf goed voor, door de agenda op tijd te versturen of door te nemen.

Blijf op de hoogte: Aanmelden voor TopTips
  • logo-ArdaghGroup
  • harman-kardon-jbl-harman-professional-solutions
  • logo hamiltonbright
  • logo-prospex
  • Logo Lebuinus