Privacy betekent volgens de dikke Van Dale de mogelijkheid om in de eigen omgeving helemaal jezelf te zijn. Dat was tot pakweg twintig jaar geleden geen probleem. Tijdens een vakantie helemaal van ‘de radar’ was regel in plaats van uitzondering. Anno 2015 is privacy vrijwel onmogelijk geworden. Let wel: vrijwel, er is dus nog wel wat aan te doen!
Weliswaar hebben technologische ontwikkelingen ons enorme vrijheden gegeven, maar tegelijk kunnen we in principe iedereen altijd en overal volgen. Niet in de laatste plaats doordat mensen zelf voortdurend van zich laten horen en overal en op ieder moment hun digitale sporen achterlaten. Hierdoor heeft het begrip privacy ook een geheel nieuwe lading gekregen. Wie heeft nu nog het gevoel in de eigen omgeving helemaal zichzelf te kunnen zijn?
Generatieverschil
De huidige generatie groeit op met een geheel ander besef van privacy en geeft gemakkelijk persoonlijke informatie. Kortzichtig, want mensen kunnen allang niet meer zelf bepalen wat er over hun gedeeld wordt op internet en wat niet. Je kunt bijvoorbeeld achtervolgd worden door gênante of compromitterende foto’s die gemaakt zijn tijdens een avondje flink stappen en op een Facebook-pagina zijn gezet. Ja, dan zeg niet je meer zo makkelijk dat je niets te verbergen hebt. Vandaag de dag wordt iedereen de gehele dag gevolgd, gefilmd of gefotografeerd. Waar die informatie vervolgens opduikt en op welk moment is volledig onduidelijk, niet te controleren en niet te stoppen. Zelfs als je een app niet gebruikt dreig je gevolgd te worden, zoals Uber nu van plan is.
Wat betekent dit voor het bedrijfsleven?
Zo makkelijk als er privé met informatie omgegaan wordt, zo makkelijk wordt er ook zakelijk met informatie omgegaan. Denk aan de toename van gebruik van openbare datadiensten zoals WeTransfer, maar ook het gebruik van Skype, Whatsapp, Dropbox en iCloud. Bedrijfsgegevens gaan via dit soort openbare kanalen rechtstreeks de wijde wereld in. Weet u welke van dit soort diensten in uw bedrijf gebruikt worden en of er wel voorwaarden aan het gebruik ervan vastzitten?
Gebruik van dit soort diensten voor zakelijke toepassingen is niet zonder risico. Dat wil zeggen: het risico dat de gegevens in verkeerde handen vallen. Controle hierop is onmogelijk. Veel bedrijven slaan bedrijfs- en privé gegevens op van klanten, website bezoekers, kaarthouders en potentiele leads. Rond het opslaan en gebruiken van dit soort data gelden wettelijke regels en als bedrijf dient u niet alleen op de hoogte te zijn van deze wetgeving maar moet u er ook naar handelen. Vanzelfsprekend is het uitermate verstandig deze bedrijfsgegevens op een goed beveiligd en betrouwbaar systeem op te slaan.
Bewust van risico’s
Het is niet waarschijnlijk dat privacy ooit nog de invulling krijgt die Van Dale er nu nog aan geeft. Maar gelukkig zien we dat zowel bedrijven als consumenten zich – soms door schade en schande – bewuster worden van de risico’s van zomaar alles delen. Voor bedrijven zijn echt wel veilige alternatieven voor onder meer Skype, Dropbox en WeTransfer. Privacywaakhonden in diverse Europese landen hebben door procederen bij het Europese Hof een betere privacywaarborg afgedwongen bij de grote sociale netwerken. De overheid is inmiddels wakker geworden en past wetgeving aan op de moderne tijd.
Drie tips
Mijn belangrijkste tip voor een bedrijf: zorg voor duidelijkheid. Bied werknemers veilige alternatieven voor de bekende gratis online diensten en leg helder uit waarom zij voor hun werk beter deze alternatieven kunnen gebruiken. De tweede tip: wees transparant in wat het bedrijf vastlegt van klanten en draag er zorg voor dat al deze gegevens goed zijn beschermd, al helemaal als u betalingen via online kanalen afhandelt. De laatste tip: werk met partners en leveranciers die zelf privacy hoog in het vaandel hebben.
Transparantie en privacy lijken met elkaar in tegenspraak. Maar alleen als u precies weet welke privacygevoelige gegevens uw bedrijf in huis heeft en hoe daarmee wordt omgegaan, kunt u de juiste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze data niet in verkeerde handen vallen. Daarmee beschermt u de privacy van uw klanten en beschermt u tegelijk uw bedrijf tegen claims en reputatieverlies.