De kans op het verliezen van kritische bedrijfsdata en klantgegevens door cybercrime is groot. De meeste organisaties zorgen dan ook dat hun pc’s, laptops, smartphones en tablets goed beschermd worden. Maar hoe zit het met de print- en scanomgeving? En data in de cloud? Onafhankelijk onderzoeksbureau Quocirca heeft aangetoond dat organisaties een lage prioriteit toekennen aan printbeveiliging, terwijl meer dan 70% van hen een print-gerelateerd datalek heeft gehad in het afgelopen jaar.
Via multifunctionele printapparatuur wordt dagelijks een grote hoeveelheid belangrijke informatie verwerkt. Deze geavanceerde apparatuur is dan ook te vergelijken met volwaardige computers, met een vergelijkbare communicatiekracht. De praktijk wijst uit dat afdrukapparatuur zelden goed wordt beveiligd en is daardoor een makkelijk doelwit voor hackers. Een ander beveiligingsrisico dat vaak over het hoofd wordt gezien, is het delen van documenten via cloudoplossingen voor consumenten, zoals WeTransfer en Dropbox. Ook via die slecht beveiligde weg bestaat het risico dat gevoelige bedrijfsinformatie terecht komt bij partijen die er mogelijk misbruik van maken.
Vanuit mijn ervaringen in de praktijk heb ik de volgende tips om grip te krijgen op de beveiliging van informatie en printapparatuur:
Tip 1 Veilig delen van informatie
Voorkom het delen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie via persoonlijke cloudoplossingen, omdat de organisatie er helemaal geen zicht op heeft. Zijn er in uw bedrijf medewerkers die onderweg toegang nodig hebben tot bedrijfsdata? Een online bedrijfsplatform voor het delen van informatie is daarvoor een goede, veilige oplossing. U kunt dan precies bepalen wie er toegang heeft tot informatie binnen uw eigen, veilige cloudomgeving.
Tip 2 Beveilig de harde schijf en beheerinstellingen van uw printers en multifunctionals
Wist u dat uw multifunctionele printer een harde schijf heeft, waarop alle print- en scanopdrachten tijdelijk worden opgeslagen? Vaak kunt u er met de juiste instellingen voor zorgen dat deze data direct na verwerking automatisch worden overschreven en dus niet kunnen worden teruggehaald. U weet dan bovendien zeker dat er geen bedrijfsinformatie achterblijft op de printer op het moment dat deze wordt vervangen.
Tip 3 Voorkom onbeheerde prints op de outputtray van de printer
Een herkenbare situatie: prints liggen onbeheerd in de outputtray. Iemand heeft iets geprint en is vergeten de prints op te halen. Met als gevolg dat gevoelige gegevens voor het oprapen liggen. Door een printopdracht niet meteen uit te laten voeren, maar te bewaren op de server voorkomt u deze ongewenste situatie. Een printopdracht wordt dan pas uitgevoerd op het moment dat de gebruiker zich bij de machine heeft aangemeld, bijvoorbeeld door middel van een pas. Met een dergelijke oplossing kunt u bovendien meer dan 30% op uw printkosten besparen!
Tip 4 Veilig en mobiel printen
Het printen via mobiele apparatuur vormt eveneens een potentieel risico. Het volledig openstellen van multifunctionele printers voor mobiel gebruik is niet verstandig, hoe gebruiksvriendelijk het misschien ook lijkt. Er zijn mobiele printoplossingen beschikbaar, waarmee u kunt zorgen dat alleen bevoegden via hun smartphone of tablet toegang hebben tot uw printers. Vaak heeft u met een dergelijke oplossing meteen de mogelijkheid om het gebruik via mobiele apparatuur goed te monitoren. Zo houdt u grip op het printen via mobiele devices.
Tip 5 Fysieke beveiliging
Binnen vrijwel alle bedrijfsprocessen spelen multifunctionele printers een cruciale rol. U kunt die apparatuur dus geen seconde missen. Daarom nog deze laatste tip. Zorg ervoor dat uw multifunctionals op een goed zichtbare locatie staan. Kiest u namelijk voor een onopvallende plaats, dan loopt u – alle voorgaande tips ten spijt – het risico dat iemand met kwaad in de zin ongezien en dus ongehinderd uw machine ontregelt of beschadigt.
