010 - 284 6123 info@veenman.nl
security

Zwerfinformatie ontstaat als informatie fysiek of digitaal gaat rondzwerven als gevolg van de ondoordachte manier waarop mensen in hun werk met informatie omgaan. Zwerfinformatie kan dus heel makkelijk in verkeerde handen vallen met alle gevolgen van dien. 10 tips om zwerfinformatie te voorkomen.

1. Maak medewerkers geregeld  bewust van veiligheidszaken waar zij zelf direct invloed op hebben: het beeldscherm locken voor het verlaten van de werkplek, geen verdachte e-mails openen, openbare wifi niet zakelijk gebruiken, voorkomen van rondslingerende documenten en USB-sticks, wissen van informatie op whiteboards, etc.

2. Stel voor medewerkers richtlijnen op voor het verwijderen van informatie. Van items in de agenda, tot documenten in de papierbak of vuilnisbak en geautomatiseerde verwijdering van data.

3. Bepaal geregeld welke informatie kan worden verwijderd van netwerkschijven en  uit e-mailboxen. Informatie die nog nodig is, of volgens wet- en regelgeving bewaard moet blijven, kan gestructureerd gearchiveerd worden.

4. Zorg voor een goede uitfasering van vertrekkende klanten en leveranciers en ook voor medewerkers die uit dienst gaan. Hef hun eventuele accounts en toegangsrechten tijdig op. Archiveer dan ook de documenten die voor na de relatie mogelijk nog van belang blijven.

5. Zorg dat smartphones en laptops die door vertrekkende medewerkers worden ingeleverd grondig ‘schoongemaakt ’worden, bijvoorbeeld door terug te gaan naar de fabrieksinstellingen en  door harddisks  te wissen met speciale software.

6. Bied medewerkers een app om zakelijke en eventueel ook privé toegangsgegevens en wachtwoorden te bewaren, bijvoorbeeld een ‘wachtwoordkluis’ of wachtwoordmanager. Een (papieren) agenda met een ‘wachtwoordpagina’ is echt niet veilig!

7. Stel een beleid op voor het omgaan met prints en printers;  voorkom rondslingerende prints door een veilige printmanagementoplossing te gebruiken.

8. Zorg voor een veilige manier om informatie uit te wisselen met klanten, leveranciers en partners. Denk aan een veilig alternatief voor WeTransfer, Dropbox en Google Drive, een documentmanagementsysteem  of een oplossing voor het veilig uitwisselen van bestanden.

9. Gebruik een specifiek systeem bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem of CRM-systeem om informatie gestructureerd op te slaan, in plaats van  papier of losse Word-documenten op een netwerkschijf.

10. Breng structuur aan door kenmerken aan documenten mee te geven en hier rechten aan te verbinden. Dit kan bijvoorbeeld goed gedaan worden in een documentmanagementsysteem. Op deze manier kan je bepalen wie bij welke documenten mag en in welke context. Belangrijk: communiceer dit ook goed.

Meer weten over zwerfinformatie?

Hoe bewust zijn medewerkers zich van zwerfinformatie? Wat doen organisaties om het bewustzijn te vergroten? In het rapport Zwerfinformatie presenteren we de oorzaken, risico’s en tips om zwerfinformatie te voorkomen.

Gedeeld