Videoconferencing is ten tijde van het Coronavirus (COVID-19) één van de meest gezochte termen door thuiswerkend Nederland. Natuurlijk zal fysieke interactie op den duur zeker weer een belangrijke rol spelen bij onze communicatie. Nu dat tijdelijk niet goed kan, is videovergaderen dé oplossing als alternatief voor fysiek en persoonlijk contact. Maar hoe creëert u nu een optimale thuiswerkplek voor videovergaderen? Met de beste technologie, software en werkprocessen? En zo veilig mogelijk?
Kiezen uit alle oplossingen voor online vergaderen
Met zo veel keuzemogelijkheden voor online vergadertools ziet u al snel door de bomen het bos niet meer. De belangrijkste eerste stap? Breng uw behoeften in kaart. Welke eigenschappen moet de videovergaderapparatuur hebben? Met hoeveel mensen wilt u tegelijkertijd kunnen vergaderen? Vanuit welke ruimtes vergadert u? Is dat Voornamelijk vanuit huis, of wilt u in een later stadium ook een vergaderkamer inrichten op kantoor? Laat u altijd adviseren door een professionele partij en test alles uit voordat u aan de slag gaat.
Zorg voor draagvlak binnen de organisatie
Als u samen met een expert in videoconferencing hebt besloten welke oplossing het beste bij uw organisatie en wensen past en de oplossing is geïmplementeerd, volgt het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Niet iedereen heeft direct vertrouwen in nieuwe technologie. Het is dus belangrijk dat u uw medewerkers meeneemt in het proces en overtuigt van de voordelen en het gemak van deze nieuwe manier van vergaderen. De juiste training kan het vertrouwen in de hard- en software vergroten. Draagvlak creëren kan bijvoorbeeld door medewerkers te wijzen op deze tips voor videoconferencing.
Hoe richt u thuiswerkplekprocessen rondom videoconferencing zo goed mogelijk in?
Het is van belang dat u regels opstelt rondom thuiswerken. Maak duidelijke keuzes. Moeten medewerkers altijd bereikbaar zijn of worden online vergaderingen ingepland? Een up-to-date agenda helpt, zodat iedereen inzicht heeft in elkaars werkzaamheden en tijdverdeling. Een videocall is zo snel en makkelijk gepland.
Haal de kantoorsfeer in huis
Een goede laptop, toetsenbord, headset, muis en muismat maken vergaderen vanuit huis efficiënter en zijn de investering dus dubbel en dwars waard. Het kantoor is de plek bij uitstek om ook informeel met elkaar te communiceren. Maak hier tijdens de videovergadering vanuit huis ook ruimte voor. Start bij aanvang met een praatje over van alles en nog wat en neem de tijd om iedereen te vragen hoe het gaat. Wat te denken van een digitale vrijdagmiddagborrel?
Veilig internet
Vanuit huis werken is over het algemeen veilig genoeg. Wilt u extra beveiligd zijn en of maakt u gebruik van gratis online vergader tools? Overweeg dan een VPN-verbinding.