Triumph Business Capital koos voor Xerox® Robotic Process Automation Service om het facturatieproces flink te versnellen en teamleden vrij te maken voor specifieke en onderscheidende werkzaamheden.
DE UITDAGING
Tijdrovende handmatige verwerking van facturen
Triumph Business Capital kiest bewust voor state-of-the-art technologie om hun klanten maximale efficiency en consistentie te bieden. De financiële dienstverlener zocht een betere manier om met de uiteenlopende facturatie-processen van hun klanten en externe leveranciers om te gaan. Veel van die leveranciers hadden specifieke eisen waarvoor uitgebreid handmatig werk door het facturatieteam van Triumph nodig was.
Ze wilden het huidige handmatige proces, waar vijf tot zeven personen wel twee uur per dag mee bezig waren, vervangen.
Triumph onderscheidt zich in de markt door het innovatieve gebruik van technologie. Het was daarom belangrijk dat het facturatieproces efficiënt en consistent was. Het bedrijf wilde ook dat teamleden meer tijd kregen voor meer winstgevende projecten.
Na andere oplossingen te hebben geëvalueerd, besloot Triumph dat Robotic Process Automation (RPA) het beste aan hun behoeften voldeed.
Bij andere RPA-leveranciers was extra personeel nodig geweest om hun automatische workflows te ondersteunen. Xerox® Robotic Process Automation (RPA) Service bleek daarentegen een gebruiksklare, end-to-endoplossing die volledig ondersteund en onderhouden wordt door Xerox.
Wij kozen Xerox RPA in plaats van andere RPA-programma’s, omdat zij van begin tot eind een alles-in-eenoplossing bieden.
DE OPLOSSING
Bots die handmatige processen automatisch doen
Tijdens de zoektocht naar mogelijke facturatieoplossingen bleek dat geen enkele oplossing kon voldoen aan alle specifieke behoeften van Triumph, aldus Clarie Workman, Vice President of Business Information. Het bedrijf besloot vervolgens in plaats daarvan op zoek te gaan naar een Robotic Process Automation-oplossing (RPA).
Workman zegt dat het bedrijf koos voor Xerox® Robotic Process Automation omdat het een eenvoudig te implementeren, alles-in-eenoplossing biedt. Xerox® RPA is de one-stop botshop waar hun team naar op zoek was voor de transformatie van hun facturatie-processen.
Het team van Xerox Business Solutions ontwierp, implementeerde en ondersteunde de bot zonder tussenkomst van het eigen personeel van Triumph. Volgens het bedrijf was het Xerox-team ook vlot met reageren en prettig om mee samen te werken.
“Ze ondersteunen het, ze onderhouden het, dus het is een gebruiksklare oplossing”, zegt ze.
Hoe hun proces nu werkt met een bot:
- De bot ontvangt een e-mail-CSV en gescand PDF-document
- De bot haalt details uit de CSV en er wordt OCR toegepast op het document
- De bot uploadt documenten en voert gegevens in op de transportwebsite
- E-mailt dagelijks log van het facturatieproces en de uitzonderingen naar Triumph
DE RESULTATEN
Meer doen met minder
Triumph kan nu meer gedaan krijgen in minder tijd en met minder resources. Ze bespaarden meteen merkbaar meer tijd en het proces werd teruggebracht van 50 tot 70 uur naar slechts 2,5 uur werk per week.
- In totaal realiseerde Triumph met de Xerox® RPA Service een afname van 96,5% in de verwerkingstijd voor facturen.
- Wat ooit handmatig werd gedaan, wordt nu ’s nachts automatisch uitgevoerd. De volgende dag is het werk bij binnenkomst al gedaan.
- Nu is er voor de workflow maar één medewerker nodig en neemt het slechts 30 minuten per dag in beslag. Het was niet nodig om extra personeel aan te nemen voor de oplossing.
- Hun team kan zich nu richten op werk dat meer waarde genereert, terwijl bots de routineuze, handmatige processen overnemen.
Naarmate de behoeften van het bedrijf zich ontwikkelen, kan Xerox RPA volgens Workman zich ook “naar wens aanpassen”.