DE UITDAGING
Handmatige document-verwerking kostte veel tijd
Lexitas heeft in de afgelopen paar jaar minstens tien bedrijven overgenomen en is daardoor nog steeds snel aan het groeien in deze uitbreidende juridische niche. Het personeel werd echter bedolven onder handmatig te verwerken juridische documenten voor meer dan 18.000 rechtszaken die Lexitas klanten elk jaar helpt voor te bereiden.
Het personeel was soms wel 250 uur per maand kwijt aan het handmatig verwerken, classificeren, stempelen en opslaan van uiteenlopende, complexe documenten en mediacontent voor gebruik in juridische dossiers.
Om documenten voor een rechtszitting in te dienen of te deponeren, moesten medewerkers alle digitale bewijsstukken die ze van hun klanten ontvingen, waaronder audio- en videobestanden, handmatig omzetten in leesbare PDF’s. Ze moesten ook bepaalde fysieke bestanden scannen en omzetten.
De complexiteit maakte het ook moeilijk om nieuwe data-entrymedewerkers te trainen en op te leiden.
Lexitas zocht naar manieren om documenten sneller te verwerken en medewerkers meer tijd te geven voor de prioriteiten, waarmee het onderscheid kan worden gemaakt.
DE OPLOSSING
Op maat gemaakte automatisering van routineuze processen
Lexitas was a langere tijd klant van Xerox® Technology Services en koos voor de pas
gelanceerde Xerox Robotic Process Automation (RPA) Service voor het midden- en kleinbedrijf als oplossing voor hun documentverwerking. Het team van Xerox Automation werkte samen met Lexitas om hun behoeften te inventariseren en binnen zes tot acht weken een aangepast RPA-proces te ontwikkelen en implementeren.
Het Xerox-team trainde ook personeel in het nieuwe proces en blijft daarbij doorlopend ondersteuning bieden.
De processen die handmatig werden gedaan zijn nu geautomatiseerd. Het automatiseringssysteem ontvangt invoerbestanden, extraheert daar gegevens uit door middel van optische teken-herkenning en converteert de bestanden naar het gewenste formaat. De oplossing is in staat een breed scala aan bestanden te verwerken, waaronder mediabestanden en onbekende bestandstypes.
Het systeem werkt met Adobe om bestanden om te zetten in leesbare PDF’s, zet er vervolgens stempels op en bewaart de PDF-bestanden. De oplossing draait op Amazon Web Services (AWS), een cloudplatform voor de opslag van gegevens. Zo kan iedereen gemakkelijk documenten ophalen van de Lexitas-servers.
De RPA-service van Xerox heeft onze medewerkers verlost van de handmatige, tijdrovende en alledaagse taken, zodat ze zich meer kunnen concentreren op specifiek en belangrijk werk.
DE RESULTATEN
Hoogwaardiger werk, minder stress
Dankzij de RPA-oplossing kunnen medewerkers van Lexitas hun tijd besteden aan werk dat meer waarde genereert. De oplossing heeft ook het aantal fouten in gegevens verlaagd en het makkelijker gemaakt om nieuw verworven bedrijven te onboarden via het fusie- en acquisitieproces.
“De RPA-service van Xerox heeft onze medewerkers verlost van de handmatige, tijdrovende en alledaagse taken, zodat ze zich meer kunnen concentreren op hoogwaardigere taken”, zegt Joanna Mitchell, Production Director bij Lexitas. “Door de verminderde druk van arbeidsintensieve, repeterende werkzaamheden, kan mijn team de beoogde doelen sneller en met minder stress behalen.”
Onboarding en training van nieuwe medewerkers is met het geautomatiseerde systeem minder gecompliceerd. Geacquireerde bedrijven worden snel vertrouwd gemaakt met de processen van onze nog steeds groeiende organisatie.
Sidney Smith, VP of Sales voor Workflow Automation Services, merkt op dat de RPA Service makkelijk en snel te implementeren is. Het heeft dus geen impact op kritieke bedrijfsactiviteiten. Volgens hem helpt het Xerox® Technology-serviceteam Lexitas ook uit te zoeken hoe ze automatisering kunnen toepassen op andere processen van hun rechtsbijstandsdiensten.
Naarmate Lexitas het gebruik van RPA verder ontwikkelt, blijft het team van Xerox de oplossing finetunen, aanpassen en wijzigen als onderdeel van hun
doorlopende ondersteuning.
Het feit dat Lexitas RPA gebruikt, is onderdeel van een groeiende trend, aldus Donna O’Donnell, VP, Automation Sales, Xerox. “RPA is een technologie die steeds vaker wordt ingezet en onze klanten in het midden- en kleinbedrijf kunnen er effectiever en efficiënter mee werken”, zegt ze.