Scan en herken

Veilig en efficiënt documenten digitaliseren

Scan en herken

Documenten digitaliseren en vervolgens in een workflow plaatsen; met scan- en herken software is dat mogelijk. Veenman signaleert al jaren een significante verhoging van scanactiviteiten. In het verleden vooral om documenten digitaal te archiveren, inmiddels steeds vaker om een werkproces te starten dat is gekoppeld aan bedrijfsapplicaties. Het (handmatig) invoeren van veelal papieren documenten in zo’n applicatie, is een tijdrovende aangelegenheid. Het repeterende karakter van de werkzaamheden werkt fouten in de hand, maar leent zich tegelijkertijd goed voor automatisering. Met aanvullende scan- en herken software is het digitaliseren van documenten veiliger en efficiënter.

Afbeelding bedrijfsprinters

Scan- en herken software

Waarom scan- en herken software? De multifunctionele printers beschikken over basis scanvoorzieningen, zoals scan-to-e-mail en scan-to-folder aangevuld met Optical Character Recognition (OCR) om documenten doorzoekbaar te maken. De mogelijkheden zijn echter beperkt en er komen nog veel handmatige handelingen aan te pas om de informatie op de gewenste locatie te krijgen. Additionele scan- en herken software helpt met het snel, efficiënt en veilig digitaliseren en verspreiden van documenten. Van kleine hoeveelheden in de kantooromgeving tot grote stapels in de postkamer. Is het veilig digitaliseren van fysieke documenten een belangrijk onderdeel van uw bedrijfsproces of scant u grotere hoeveelheden? Dan adviseren wij een additionele losse scanner. Dit om de multifunctionele printer te ontlasten en grote batches scannen is dan ook mogelijk.

scan en herken veenman-1

Waarom kiezen voor een scanoplossing van Veenman?

  • Geautomatiseerd werkproces
  • Foutgevoeligheid minimaliseren; geen handmatige handelingen
  • Tijdbesparend; toename productiviteit
  • Betere vindbaarheid documenten
  • Medewerkers in hun kracht
  • Implementatie en begeleiding door Veenmanspecialisten
harman-kardon-jbl-harman-professional-solutions
De Veenman scanoplossing zorgt voor een enorme tijdwinst, minder administratieve druk, minder fouten en snellere claimafhandeling voor onze klanten
- Olivia Böttcher, Projectmanager bij HARMANBekijk Case: HARMAN ging voor deze oplossing te rade bij Veenman

Documenten digitaliseren

Hoe werkt het digitaliseren van documenten met scan- en herken software?

  1. Papieren documenten scannen
  2. De digitale documenten worden direct aangeboden aan de scan- en herken software.
  3. De binnenkomende documenten worden herkend op vaste kenmerken, waarna de set (eventueel) gesplitst wordt in losse documenten.
  4. Deze sets worden, wederom op basis van vaste kenmerken, herkend als bepaalde documenttypes. Per type zal de oplossing gericht op zoek gaan naar velden welke uitgelezen dienen te worden.
  5. De gevonden data, samen met het document, worden aangeboden aan een achterliggende bedrijfsapplicatie of een eventueel door Veenman geleverde document managementoplossing.
  6. Het document kan, indien gewenst, omgezet worden naar verschillende formaten (zoals PDF/A) en volledig doorzoekbaar gemaakt worden.
  7. Documenten welke niet goed herkend zijn, worden aangeboden aan een medewerker ter validatie.
  8. Na correctie zal het document alsnog afgehandeld worden volgens het ingerichte proces.

Beste scan- en herken software

De Veenman Slim Digitaliseren oplossing bestaat uit de beste scan- en herken software; Kofax Controlsuite, Openforms, (optioneel een DMS-systeem) en een koppeling met een bedrijfsapplicatie. Veenman Consultants dragen zorg voor de inventarisatie, implementatie en training van de oplossing.

Scan- en herken ervaringen

Wij hebben brede ervaring met het automatiseren van processen middels scan- en herken software. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van workflows zoals binnenkomende post, claims, douanedocumenten, logistieke documenten, ontvangstbonnen, pakbonnen en HRM-documenten.

Bent u benieuwd naar scan- en herken ervaringen van onze klanten?

Scankoppelingen

De mogelijke bestemmingen zijn divers: e-mail, netwerkfolder, database of een applicatie. Van Document Management Systeem (DMS), Enterprise Resource Planning (ERP) tot en met Customer Relationship Management (CRM) en Elektronisch Patiënten/Cliënten Dossier (EPD/ECD). Denk bijvoorbeeld aan de volgende applicaties: AFAS, Exact, Youforce, ONS Nedap, Plancare, UNIT4, Visma,

Kofax Power PDF

Meer dan 98% van de zakelijke online documenten zijn in pdf-formaat en deze zijn niet altijd makkelijk te bewerken. Met Kofax Power PDF maak, converteer, bewerk, onderteken en deel je wél snel en eenvoudig PDF bestanden. Deze krachtige en intuïtieve desktop tool is ontworpen om de productiviteit van medewerkers te optimaliseren. Vraag hier uw gratis 30 dagen trial aan.

informatielogistiek

Neem vrijblijvend contact op

Wilt u weten hoe Veenman ook de veiligheid en efficiency van úw organisatie kan verbeteren? Of wilt u meer informatie over een bepaald onderwerp? Als u onderstaand contactformulier invult nemen we snel contact met u op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Gerelateerde artikelen

Een eeuw informatiemomenten

Veenman, het oudste IT-bedrijf van Nederland, bestaat 100 jaar. Dat iconische moment hebben we op 23 mei met onze relaties gevierd. Op deze bijzondere dag vertelde Peter Veenman, de zoon van onze oprichter, enkele bijzondere verhalen over de begintijd van het bedrijf...

Lees meer

De onvermoede kanten van de AVG

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is nu dik een half jaar van kracht. In relatief korte tijd heeft de AVG een behoorlijke impact gekregen: organisaties hebben veel meer aandacht voor security. Toch merken we in de praktijk dat er essentiële zaken over...

Lees meer

Future in Print: no print in the future?

Toenemende digitalisering, met daardoor opties als plaats- en tijdonafhankelijk werken, de opkomst van customer loyalty platforms, het Internet of Things, Artificial Intelligence zorgen ervoor dat het printje als drager van relevante informatie naar de achtergrond...

Lees meer
  • logo-ArdaghGroup
  • harman-kardon-jbl-harman-professional-solutions
  • logo hamiltonbright
  • logo-prospex
  • Logo Lebuinus