Scan en herken
Documenten digitaliseren en vervolgens in een workflow plaatsen; met scan- en herken software is dat mogelijk. Veenman signaleert al jaren een significante verhoging van scanactiviteiten. In het verleden vooral om documenten digitaal te archiveren, inmiddels steeds vaker om een werkproces te starten dat is gekoppeld aan bedrijfsapplicaties. Het (handmatig) invoeren van veelal papieren documenten in zo’n applicatie, is een tijdrovende aangelegenheid. Het repeterende karakter van de werkzaamheden werkt fouten in de hand, maar leent zich tegelijkertijd goed voor automatisering. Met aanvullende scan- en herken software is het digitaliseren van documenten veiliger en efficiënter.
Scan- en herken software
Waarom scan- en herken software? De multifunctionele printers beschikken over basis scanvoorzieningen, zoals scan-to-e-mail en scan-to-folder aangevuld met Optical Character Recognition (OCR) om documenten doorzoekbaar te maken. De mogelijkheden zijn echter beperkt en er komen nog veel handmatige handelingen aan te pas om de informatie op de gewenste locatie te krijgen. Additionele scan- en herken software helpt met het snel, efficiënt en veilig digitaliseren en verspreiden van documenten. Van kleine hoeveelheden in de kantooromgeving tot grote stapels in de postkamer. Is het veilig digitaliseren van fysieke documenten een belangrijk onderdeel van uw bedrijfsproces of scant u grotere hoeveelheden? Dan adviseren wij een additionele losse scanner. Dit om de multifunctionele printer te ontlasten en grote batches scannen is dan ook mogelijk.
Waarom kiezen voor een scanoplossing van Veenman?
- Geautomatiseerd werkproces
- Foutgevoeligheid minimaliseren; geen handmatige handelingen
- Tijdbesparend; toename productiviteit
- Betere vindbaarheid documenten
- Medewerkers in hun kracht
- Implementatie en begeleiding door Veenmanspecialisten
De Veenman scanoplossing zorgt voor een enorme tijdwinst, minder administratieve druk, minder fouten en snellere claimafhandeling voor onze klanten
Documenten digitaliseren
Hoe werkt het digitaliseren van documenten met scan- en herken software?
- Papieren documenten scannen
- De digitale documenten worden direct aangeboden aan de scan- en herken software.
- De binnenkomende documenten worden herkend op vaste kenmerken, waarna de set (eventueel) gesplitst wordt in losse documenten.
- Deze sets worden, wederom op basis van vaste kenmerken, herkend als bepaalde documenttypes. Per type zal de oplossing gericht op zoek gaan naar velden welke uitgelezen dienen te worden.
- De gevonden data, samen met het document, worden aangeboden aan een achterliggende bedrijfsapplicatie of een eventueel door Veenman geleverde document managementoplossing.
- Het document kan, indien gewenst, omgezet worden naar verschillende formaten (zoals PDF/A) en volledig doorzoekbaar gemaakt worden.
- Documenten welke niet goed herkend zijn, worden aangeboden aan een medewerker ter validatie.
- Na correctie zal het document alsnog afgehandeld worden volgens het ingerichte proces.
Beste scan- en herken software
De Veenman Slim Digitaliseren oplossing bestaat uit de beste scan- en herken software; Kofax Controlsuite, Openforms, (optioneel een DMS-systeem) en een koppeling met een bedrijfsapplicatie. Veenman Consultants dragen zorg voor de inventarisatie, implementatie en training van de oplossing.
Scan- en herken ervaringen
Wij hebben brede ervaring met het automatiseren van processen middels scan- en herken software. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van workflows zoals binnenkomende post, claims, douanedocumenten, logistieke documenten, ontvangstbonnen, pakbonnen en HRM-documenten.
Bent u benieuwd naar scan- en herken ervaringen van onze klanten?
Scankoppelingen
De mogelijke bestemmingen zijn divers: e-mail, netwerkfolder, database of een applicatie. Van Document Management Systeem (DMS), Enterprise Resource Planning (ERP) tot en met Customer Relationship Management (CRM) en Elektronisch Patiënten/Cliënten Dossier (EPD/ECD). Denk bijvoorbeeld aan de volgende applicaties: AFAS, Exact, Youforce, ONS Nedap, Plancare, UNIT4, Visma,
Kofax Power PDF
Meer dan 98% van de zakelijke online documenten zijn in pdf-formaat en deze zijn niet altijd makkelijk te bewerken. Met Kofax Power PDF maak, converteer, bewerk, onderteken en deel je wél snel en eenvoudig PDF bestanden. Deze krachtige en intuïtieve desktop tool is ontworpen om de productiviteit van medewerkers te optimaliseren. Vraag hier uw gratis 30 dagen trial aan.
Gerelateerde artikelen
Vacature: IT-Business Solutions Account manager (fulltime)
Veenman bestaat al meer dan 100 jaar. We veranderen en vernieuwen continu. We zien kansen en benutten die omdat we niet alleen relevant willen blijven, maar omdat we voorop willen lopen. We maken plezier en vieren onze prestaties. We hebben een duidelijke visie en...
Lees meer
Touchscreens uit voorraad leverbaar
Op zoek naar interactieve touchscreens? Veenman levert ze gewoon uit voorraad. Het wereldwijde tekort aan chips kan nog zeker twee jaar aanhouden, zo vrezen grote chipfabrikanten. Dit betekent ook dat er een tekort is of gaat komen op touchscreens. Wilt u binnenkort...
Lees meer
Xerox ondersteunt printproces coronavaccinatie-uitnodigingen
De vaccinatiecampagne tegen het coronavirus in Nederland is goed op stoom. Per 26 juni staat de teller op ruim 15 miljoen prikken. En daarachter gaat een enorme logistieke operatie schuil. Niet alleen wat betreft de vaccinatiemedewerkers en vaccins zelf, maar ook wat...
Lees meer