Efficiencywinst door gestroomlijnde informatielogistiek
Veenman heeft een schat aan specifieke kennis en ervaring opgebouwd door meer dan een eeuw actief te zijn voor de zakelijke dienstverlening. Onze expertise ligt in schaalbare oplossingen voor het veilig verwerken, delen en opslaan van informatie. Van intelligente scan en herken oplossingen tot een beveiligde printmanagementomgeving, multifunctionele printers en audiovisuele oplossingen. Wij maken informatielogistiek efficiënter, zodat u meer focus krijgt op activiteiten waarmee u inkomsten genereert.
Uitdagingen in zakelijke dienstverlening
De zakelijke dienstverlening verandert fundamenteel. Digitalisering, veranderende behoefte van klanten, meer concurrentie en aanbod aan online diensten spelen daarbij een belangrijke rol:
- Digitale transformatie in stroomversnelling: Om als organisatie wendbaar en digitaal georiënteerd te zijn, is het essentieel dat personeel hun werk overal en altijd kan voortzetten. Data en informatie moeten vanaf elke plek, op elk moment en via elk device direct en veilig beschikbaar zijn. Ook cloud werken en het aanbieden van cloud diensten zit in een stroomversnelling.
- Opkomst van nieuwe technologieën: De komst van nieuwe technologieën als artificial intelligence, machine learning en chatbots zorgen in rap tempo voor een overvloed aan nieuwe mogelijkheden om als zakelijke dienstverlener klanten beter te kunnen bedienen en de druk op ondersteunend personeel verlichten.
- Tekort aan gekwalificeerd personeel en toenemende concurrentiedruk: Productiviteit wordt hierdoor nóg belangrijker. Het automatiseren van werkprocessen kan administratieve en repeterende taken vervangen. Zo heeft u binnen enkele klikken toegang tot de juiste informatie en gaat uw kostbare tijd niet naar het verzamelen van bronnen.
- Klanten rekenen nog meer op optimale en persoonlijke service: Slimme toepassingen en de nieuwste technologie en vaardigheden worden als vanzelfsprekend beschouwd. Steeds meer bedrijven moeten voor innovatie-kennis vertrouwen op hun technologiepartners.
- Wet- en regelgeving: De toenemende technologisering leidt tot meer aandacht voor privacy, veiligheid en zwerfinformatie. Hierdoor voorkomt u datalekken, boetes en imagoschade. Dit heeft een grote impact op de manier waarop zakelijke dienstverleners hun financiële, juridische en persoonsinformatie verwerken en delen.
Van silo’s naar geïntegreerd werken: Laat werkprocessen beter voor u werken
Vaak blijkt het vinden, uitwisselen en koppelen van informatie binnen bedrijfsapplicaties of het beschikbaar stellen hiervan in (klant)portalen een uitdaging. Ook het invoeren van informatie in die applicaties verloopt niet altijd even makkelijk. Het repeterende karakter van de werkzaamheden werkt fouten in de hand, maar leent zich tegelijkertijd goed voor automatisering. Stroomlijning scheelt veel tijd en ergernis. Veenman ondersteunt u niet met méér, maar met mínder IT door werkprocessen zo goed mogelijk aan elkaar te koppelen en de juiste informatie op de juiste plek beschikbaar te stellen. Van silo’s aan applicaties naar geïntegreerd werken.
Vijf specifieke oplossingen
voor de zakelijke dienstverlening
Veenman biedt onder één dak een breed scala aan schaalbare oplossingen.
1
Scan en Herken: Digitalisering en stroomlijning van werkprocessen
De informatielogistiek van veel bedrijven staat op een duidelijk omslagpunt: van papier naar digitaal, van taak naar proces. Veel van onze relaties digitaliseren hun documenten en dossiers met behulp van de intelligente scansoftware van Veenman. De software is in staat om fysieke en digitale documenten en formulieren slim te herkennen, te verwerken en toe te voegen aan dossiers van klanten, cliënten of personeel. Daarmee wordt de administratieve werkdruk aanmerkelijk verlaagd. Dit kan zowel vanaf een printer als vanuit mobile devices op locatie. Onze softwareoplossingen koppelen volautomatisch met tal van primaire applicaties, zoals AFAS, Visma, Exact Online, Van Brug Codex, NextAssyst, NextMatters, DMSforLegal, DLex et cetera.
2
File Share: veilig delen en beheren van kritieke documenten en dossiers
Financiële stukken, juridische documenten en overige kritieke (klant)informatie die gedeeld worden met collega’s, klanten en leveranciers moeten natuurlijk niet ‘op straat’ terechtkomen. Toch worden daarvoor maar al te vaak de bekende gratis consumentenoplossingen, zoals WeTransfer, gebruikt. Makkelijk? Zeker, maar veilig en professioneel is het niet.
Met FileShare van Veenman is het mogelijk eenvoudig en veilig grote en vertrouwelijke documenten te delen via een Shared Portal. FileShare laat zien wie wanneer een bestand heeft bekeken of gedownload. De bestanden blijven binnen het eigen netwerkdomein en (externe) ontvanger(s) kunnen bestanden van daaruit downloaden en/of inzien. Zo houdt u grip op vertrouwelijke bestanden, wat schaduw-IT voorkomt. Deze oplossing werkt met een pay-per-use model. De inrichting is niet complex en er zijn ook geen hoge investeringen mee gemoeid.
3
Beveiligd printen, intelligent scannen en cloud apps met koppelingen
Veenman biedt voor ieder type bedrijf print- & scanmanagementoplossingen aan. Hiermee krijgt u grip op uw print- en scanvoorziening, kunt u kosten verlagen en vermindert de kans op een datalek. Ook heeft het een positief effect op het milieu, doordat er doorgaans minder geprint wordt. Deze oplossingen kunnen on-premise, in de cloud, of als een service.
Met de inzet van slimme cloud apps op de multifunctionele Xerox printer werkt u met hetzelfde gemak en snelheid als op een smartphone. Zo bieden wij apps aan om eenvoudig en snel documenten te scannen en te converteren naar Google Drive, OneDrive, SharePoint Online of naar één van uw eigen primaire applicaties. Met de unieke Veenman Secure ID App is de gebruiker in staat om zonder extra handelingen, snel én AVG-proof een identiteitsbewijs te kopiëren of per e-mail te versturen.
4
Hybride werken, informeren en registreren met audiovisuele oplossingen
De wereld van vandaag en morgen vraagt om effectiever werken en communiceren. Ongeacht locatie. Veenman draagt daar met hoogwaardige audiovisuele oplossingen voor zakelijke dienstverleners aan bij. Denk aan toepassingen voor online vergaderen, narrowcasting en het volledig inrichten van meeting rooms.
5
IT-services. Slim en flexibel werken met Device as a Service (DaaS) en Microsoft365
Veenman denkt mee hoe u uw huidige IT-hardware en applicaties nóg flexibeler kunt inzetten en nog beter met elkaar kunt laten communiceren. Door het slim inzetten en benutten van uw huidige (Microsoft 365) applicaties bijvoorbeeld. Met Device as a Service (Daas) ontzorgen we uw IT-afdeling met alle services rondom het apparaat beheer en met het leasen van zakelijke laptops kunt u bovendien tot 20% besparen. Hoe precies rekenen we met een TCO-scan graag vrijblijvend voor u uit.
Klanten die u voorgingen:
Het grote voordeel is dat onze incassoafdelingen nu veel sneller beschikken over dossiergerelateerde documenten.
De Veenman scanoplossing zorgt voor een enorme tijdwinst, minder administratieve druk, minder fouten en snellere claimafhandeling voor onze klanten
Al meer dan 12 jaar is Moore MKW zeer tevreden over de samenwerking met Veenman: een prettige en betrouwbare partner die met ons meedenkt, goede producten biedt en gemaakte afspraken nakomt.
Van tijdrovend en handmatig arbeidscontracten verwerken naar een snel en efficiënt digitaal proces. Doordat we zo nauw hebben samengewerkt met Veenman, kunnen we de HR oplossing zelf verder ontwikkelen
Duurzame toekomst met Xerox.
Powered by Veenman
Samen met Xerox richten we ons op het minimaliseren van de CO2-voetafdruk, het sterk reduceren van de energieconsumptie en het ondersteunen van de circulaire economie door retourstromen zoveel mogelijk opnieuw in te zetten.
Veenman kan vanuit een breed perspectief meedenken en adviseren over digitale alternatieven. Denk hierbij aan het bewuster omgaan met afdrukken door de inzet van printmanagement of de inzet van audiovisuele middelen en apps om te communiceren met personeel of klanten.
