Het in Sneek gevestigde Hamilton Bright biedt een breed portfolio aan diensten die het proces rondom het maken van een aankoopbeslissing beïnvloeden. Continue verbetering van het niveau van deze diensten staat bij Hamilton Bright hoog in het vaandel. Dat vereist focus op specialisme, voortdurende innovatie, een optimale medewerker- en klantbetrokkenheid, ruimte voor ondernemerschap en volledige transparantie. Ook aan de optimalisatie van de interne processen wordt continu gewerkt. Het snelgroeiende bedrijf neemt honderden nieuwe medewerkers per jaar aan. Het hele proces rond in dienst treden en uit dienst gaan van medewerkers verliep tot voor kort overwegend op papier. Samen met Veenman is dit informatieproces nu volledig gedigitaliseerd.
Hamilton Bright werkt voor honderden A-merken en retailers in diverse disciplines en in verschillende branches. Het bestaat uit 35 businessunits en 17 entiteiten waarvan de medewerkers voor een belangrijk gedeelte de kwaliteit van de dienstverlening bepalen. De afdeling HR verwerkt zo’n 12.000 documenten per jaar, gerelateerd aan personeelsdossiers van werknemers die komen en gaan.
Van tijdrovend en handmatig arbeidscontracten verwerken naar een snel en efficiënt digitaal proces
Tot voor kort verliep de verwerking van deze documenten nog grotendeels met de hand. Formulieren moesten geprint worden, waarna de nieuwe werknemer ze met de hand moest invullen en ondertekenen. Het resultaat moest vervolgens weer gescand worden om het te kunnen toevoegen aan het elektronische dossier in het HR-systeem van Hamilton Bright. Het vergde veel inspanning en alertheid van de HR-medewerkers om ervoor te zorgen dat dossiers compleet waren. Voor Hamilton Bright reden om op zoek te gaan naar een oplossing. Niet alleen vanwege de kosten en de inspanning die het handmatige proces met zich meebracht, maar ook omdat al dat handmatige werk voor de HR-medewerkers niet efficiënt en ook niet uitdagend was.
Rigt Numan, CFO van Hamilton Bright.
Rigt Numan, CFO van Hamilton Bright: “We zijn een jonge organisatie en actief in een dynamische markt. Wij vinden dat alles altijd beter kan en daarom zijn we continu op zoek naar innovatie en verbetering van de efficiency. Het afgelopen jaar kwamen er bijvoorbeeld 300 medewerkers bij, jonge mensen die gewend zijn alles digitaal te doen. Handmatig gedoe rond hun arbeidscontract is eigenlijk niet meer van deze tijd. Er moest dus een oplossing komen die dit gehele proces sneller en efficiënter moest maken, met de nodige garanties dat de informatiemomenten steeds volgens de regels – zoals de AVG – verwerkt en gearchiveerd worden.”
De klik met Veenman was doorslaggevend
Hamilton Bright ondernam een zoektocht onder een groot aantal partijen om een oplossing te vinden die het huidige proces zou kunnen optimaliseren. De belangrijkste eisen waren functionele stabiliteit, gevolgd door rechtsgeldigheid van de digitale documenten (inclusief handtekening), gebruiksvriendelijkheid en integratie met Exact Synergy, dat onder andere wordt ingezet als HR-systeem. De zoektocht kwam uiteindelijk uit bij Veenman en het FileLinx platform. De volgende stap was een ‘proof of concept’ om na te gaan of het platform én de leverancier ook daadwerkelijk konden bieden waar Hamilton Bright naar op zoek was.
Nadat dit voortraject met Veenman met succes was afgerond, vond de implementatie van de software oplossing plaats in nauwe samenwerking met Hamilton Bright zelf, want Hamilton Bright beschikt zelf over de nodige kennis voor het realiseren van koppelingen met de Exact-oplossing die door de HR-afdeling wordt gebruikt.
“De samenwerking met Veenman is zeer positief verlopen, een vooraf goede klik heeft zeker meegespeeld in de selectie”, zegt Numan. “Doordat we zo nauw hebben samengewerkt met Veenman, kunnen we de HR oplossing zelf verder ontwikkelen. Belangrijk, want ons beleid is zo weinig mogelijk afhankelijk te zijn van derden. De verschillende entiteiten en businessunits binnen onze organisatie hebben allemaal hun eigen behoeften. Onze IT-afdeling ondersteunt al deze onderdelen, kent hun specifieke behoeften en heeft breder inzicht in wat het beste is voor de gehele organisatie om de groei van ons bedrijf te kunnen ondersteunen.”
HR in haar kracht; meer tijd en aandacht voor het echt belangrijke werk
Met de digitalisering rond het intreden en het weer uit dienst gaan, heeft Veenman Hamilton Bright geholpen om niet alleen deze informatiemomenten voor het bedrijf zelf, maar ook voor de nieuwe medewerkers, te verbeteren en toegankelijker te maken. Een bijkomend voordeel is dat Hamilton Bright de kans op zwerfinformatie minimaliseert. Papieren raakten nog wel eens kwijt en dat is nu echt verleden tijd.
Het werk van de HR-medewerkers is verschoven van uitvoerend naar controlerend
Lieuwe Visser, IT Manager Software van Hamilton Bright.
Lieuwe Visser, IT Manager Software van Hamilton Bright: “Filelinx sluit aan op de oplossingen die we al in gebruik hebben waardoor er automatisch een contractvoorstel kan worden gegenereerd. Hierdoor is de doorlooptijd voor het maken en ondertekenen van HR documenten veel korter. Daarmee is het werk van de HR-medewerkers prettiger geworden; hun werk is verschoven van uitvoerend naar controlerend. Zij kunnen zich meer met het interessante én echt belangrijke HR werk bezighouden. Printen en documenten scannen behoort tot het verleden. Zij hebben nu een veel betere controle op het accorderingsproces en daarnaast is het omgaan met de AVG is nu beter geborgd dan toen alles nog met papier ging. Bovendien is het een stap om onze ecologische footprint te verkleinen: het scheelt veel papier en inkt. We hebben met deze oplossing van Veenman een flinke professionaliseringsslag gemaakt!”
