HARMAN boekt grote tijdwinst en handelt claims sneller af met automatische documentverwerking

harman-kardon-jbl-harman-professional-solutionsBij audiospecialist HARMAN, onderdeel van Samsung en bekend van bijvoorbeeld JBL en Harman Kardon, komen op het kantoor in Amsterdam jaarlijks een paar duizend papieren documenten binnen. Het gaat hier bijvoorbeeld om claims van retour genomen goederen. Tot voor kort werden die allemaal met de hand verwerkt. Het lijkt voor de hand liggend om deze claims als digitaal document te ontvangen, maar dat is niet in alle landen mogelijk. Vandaar dat HARMAN op zoek ging naar een manier om deze documenten te scannen en automatisch te verwerken en vond de oplossing bij Veenman.

Het resultaat: een enorme tijdwinst, minder administratieve druk, minder fouten

en snellere claim afhandeling richting de klant.

HARMAN ontwerpt en ontwikkelt wereldwijd ‘connected’ producten en oplossingen voor autofabrikanten, consumenten en bedrijven, waaronder autosystemen, audio- en visuele producten, oplossingen voor bedrijfsautomatisering en connected diensten. Bekende audiomerken van HARMAN zijn onder meer JBL, Harman Kardon, Infinity en Lexicon.

D3_POOL_PARTYWendbaar in een veranderende wereld

HARMAN hecht sterke waarde aan geïntegreerde, softwarematige oplossingen om het bedrijf flexibel te houden in een veranderende wereld. Vandaar ook dat dit handmatige verwerkingsproces van papieren documenten zoveel mogelijk geautomatiseerd moest worden. Het gaat om claims die voornamelijk afkomstig zijn van de Duitse wederverkopers van HARMAN. Aangezien zo’n claim in de kern een financiële transactie betreft, is het in Duitsland verplicht om deze op papier aan te leveren. Het hele verwerkingstraject van deze documenten omvat het scannen van alle informatie, het categoriseren ervan en het doorsturen naar de gewenste applicatie voor verdere verwerking.

JBL_DJ_PARTY

Maatwerkoplossing

HARMAN ging voor deze oplossing te rade bij Veenman, de leverancier van de multifunctionele printers. Het was een logische stap om deze printers te gebruiken voor het digitaliseren van de documenten en met additionele software de informatie in het document te ‘lezen’. Op basis van deze informatie kunnen de documenten automatisch in categorieën worden ingedeeld en worden doorgestuurd naar de bedrijfsapplicaties Salesforce en SAP.

Specifiek gebaseerd op de behoefte van Harman heeft Veenman advies uitgebracht en dit doorvertaald naar een functioneel – en technisch ontwerp.

Automatische verwerking naar Salesforce en SAP

De claimdocumenten – die afhankelijk van de aard kunnen bestaan uit één tot tientallen pagina’s – worden allereerst gescand. De benodigde gegevens zoals klantnummer, ordernummer en productkenmerken worden vanaf de documenten door de OpenForms module van Kofax Autostore omgezet naar bruikbare data. Vervolgens worden er twee bestanden gegenereerd: de benodigde data wordt uit de documenten verzameld in een XML-bestand om automatisch de velden van de applicaties te vullen en het document zelf wordt opgeslagen als PDF-bestand. Beide bestanden worden aan Salesforce of SAP aangeboden om verwerkt en gearchiveerd te worden.

HARMAN heeft samen met Veenman gekeken naar de beste manier om dit technische proces vorm te geven.

HyperFocal: 0Boven verwachting

De resultaten zijn op dit moment al erg goed. Omdat de oplossing een ‘leerfunctie’ heeft, worden de resultaten gaandeweg steeds beter. HARMAN heeft nog enkele wensen voor de komende periode. Zo kunnen momenteel nog niet alle type claimdocumenten worden verwerkt. Ook zou het fijn zijn als de oplossing nog beter zou kunnen omgaan met verkeerd of onvolledig ingevulde formulieren. Aanvankelijk was het de bedoeling om een achterstand van oude claims slechts digitaal te archiveren. Tijdens de testfase hebben HARMAN en Veenman veel van deze documenten als testmateriaal gebruikt. Het proces liep echter dermate goed, dat HARMAN ervoor gekozen heeft de oudere claims ook volledig automatisch te verwerken in Salesforce en SAP.

Bij vragen krijgen we steeds een zeer snelle reactie van Veenman. Perfect!

olivia_boettcher

Olivia Böttcher, projectmanager bij HARMAN

Klanten sneller geholpen en meer tijd voor uitdagend werk

Olivia Böttcher, projectmanager bij HARMAN en betrokken bij de ontwikkeling van de oplossing: “Bij vragen krijgen we steeds een zeer snelle reactie van Veenman. Perfect! De Veenman-oplossing zorgt voor een enorme tijdwinst, minder administratieve druk, minder fouten en snellere claim afhandeling voor onze klanten. Ook mijn collega’s zijn zeer tevreden over de oplossing. Ze besteden alleen nog tijd aan de claims die fouten bevatten. Het gaat om ongeveer 15% van de claim documenten waar bijvoorbeeld iets is ingevuld op de verkeerde plek of waarbij het document onleesbaar is. Ze hebben nu meer tijd voor uitdagend werk dat extra toegevoegde waarde levert, in plaats van tijdrovende handmatige handelingen.”

Neem vrijblijvend contact op

Wilt u weten hoe Veenman ook úw veiligheid en efficiency kan verbeteren? Of wilt u meer informatie over een bepaald onderwerp? Als u onderstaand contactformulier invult nemen we snel contact met u op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • logo-ArdaghGroup
  • harman-kardon-jbl-harman-professional-solutions
  • logo hamiltonbright
  • logo-prospex
  • Logo Lebuinus