Veel financials die ik spreek weten best dat ze hun informatie niet moeten laten rondslingeren. In de praktijk krijgen ze hier maar moeilijk grip op. Het is een menselijk trekje om overal maar je rommel te laten slingeren. Hoe kunnen we er dan toch voor zorgen dat we met bedrijfsinformatie zorgvuldiger omgaan en die niet laten rondzwerven. Want als die informatie niet al ergens zwerft, zal die ook niet gaan zwerven!
Waar is dat contract?
Neem als voorbeeld contracten. Die worden door zoveel verschillende mensen afgesloten, zeker bij de grotere organisaties. Maar waar blijven die contracten? Krijg de persoon die het contract heeft afgesloten en heeft bewaard maar eens te pakken. Dan kan het nog gebeuren dat die persoon niet meer voor het bedrijf werkt en met hem ook het contract verdwenen is. Dat hoeft nog niet te betekenen dat het contract op een USB stick het kantoor heeft verlaten. Het kan zijn dat simpelweg het account van deze medewerker is verwijderd. Kom er dan maar eens achter waar het contract is gebleven, welke afspraken er zijn gemaakt en wanneer het contract afloopt bijvoorbeeld.
Als je dat contract gewoon in Outlook opslaat bij de afspraak in de agenda, kan de verloopdatum niet vergeten worden. Toch? Eens! Maar hoe vinden collega’s dat document en die datum dan terug? Voor het gemak ga ik er dan nog niet eens vanuit dat degene die het contract heeft afgesloten is vertrokken, maar een paar weken op vakantie is.
Op zoek naar akkoord
Wat te denken van facturen? Laatst sprak ik een klant en die vertelde dat facturen niet binnen 30 dagen betaald konden worden. Met 15 jaar ervaring met financiële processen ben ik wel wat gewend en schiet ik niet meteen in de lach, maar verbazingwekkend is het zeker. Als ik dan hoor dat de facturen naar zeven verschillende vestigingen werden gestuurd voor akkoord, en dat de ‘goedkeurder’ in bijna geen van de gevallen op de locatie zat waar de factuur naartoe was gestuurd, is het probleem wel duidelijk. Na twee weken ging de factuur onverrichterzake retour en werd een nieuwe poging gedaan. Die facturen zijn gaan rondzwerven, worden misschien zelfs onvindbaar. Met als gevolg dat de betaaltermijn uitgedrukt moet worden in maanden in plaats van dagen.
Informatie gaat ‘viraal’
Nu gaan bovenstaande voorbeelden over informatie die er voor de buitenwereld niet zo toe doet. Dat ligt anders als het personeelsinformatie of specifieke klantinformatie betreft. Bedrijven realiseren zich dat vaak wel en de eerste reflex is dan het hermetisch afsluiten van het bedrijfsnetwerk. USB-poorten worden afgesloten, iCloud, Google drives en Dropbox worden geblokkeerd. Wat doet vervolgens de gebruiker? Die mailt de informatie naar zijn eigen mailbox zodat hij er thuis op zijn pc aan kan werken. Laat nou net die computer geïnfecteerd zijn met een virus en het gevoelige document gaat ‘viraal’ via alle contactpersonen, met alle gevolgen van dien…
Maak het werkbaar voor de werknemers!
In iedere organisatie komt het er dus gewoon op neer dat alle bedrijfsinformatie moet worden vastgelegd in software die de gebruikers snappen en hun dagelijkse werkzaamheden niet in de weg zit. Die software maakt duidelijk wie wat waar opslaat en alles is dan meteen terug te vinden. Die informatie zwerft niet rond. En gáát ook niet rondzwerven!