010 - 284 6123

Deze processen kan je nu al aanpakken als financial

De laatste keer hadden we het over hoe je een connected financial in 2020 wordt. Eén van de adviezen was om alvast processen te automatiseren waarvan dat vrij eenvoudig gaat. In deze blog een paar financiële processen op een rijtje die je nu al kunt automatiseren met software.

1. Het factuurverwerkingsproces

Iedere organisatie verwerkt facturen. De ene organisatie doet dat alleen een stuk efficiënter dan de andere.

Er zijn nog steeds organisaties waar de administratieve afdeling eerder een postkantoor is in plaats van een goed geoliede machine. Deze afdelingen hebben te maken met enorme hoeveelheden inkomende documenten en het verwerken daarvan kost ze veel tijd.

Automatisering levert in zulke gevallen al snel een paar voordelen op. Denk aan:

  • Facturen matchen met een factuurrobot die de gegevens van de factuur automatisch herkent waardoor het coderen vele malen sneller (soms zelfs 100% automatisch) gaat.
  • Facturen automatisch aanbieden aan de juiste persoon voor goedkeuring.
  • Facturen eenvoudig terugvinden in het digitale archief.

2. De inkoopprocessen

Veel organisaties kunnen hun og professionaliseren. Vooral de operationele inkoopprocessen gebeuren nu vaak nog decentraal en zijn daardoor wat chaotisch. Met inkoopsoftware is dat probleem te verhelpen, bijvoorbeeld op de volgende manieren:

  • Leveranciers van inkoopsoftware bieden vaak de mogelijkheid om de software te koppelen aan de webshop van een vooraf bepaalde leverancier. Daardoor kunnen medewerkers (de interne klant) kopen bij de webshop van de leverancier onder gunstige contractafspraken, bepaald door de inkoopafdeling.
  • Spend rapportages: door inkooporders te koppelen met facturen is het vaak mogelijk om uitgebreide spend rapportages te maken. Daarmee is te zien wat er per leverancier wordt gekocht.
  • Vastleggen van de inkooporders zodat deze gematcht kunnen worden aan facturen. Hierdoor ontstaat er inzicht tussen order en ontvangst en zijn eventuele mismatches eenvoudig te spotten.

3. Het contractbeheerproces

Veel organisaties verwerken contracten nog op papier. Daardoor raken contracten kwijt, met als gevolg dat ze stilzwijgend verlengd worden. Een systeem voor contractbeheer lost dat bijvoorbeeld zo op:

  • Contracten zijn in één systeem te registreren op basis van bijvoorbeeld contractomschrijving, contractsoort, contractmanager, leverancier, bedrag, start- en einddatum en een signaaldatum. Daardoor staan alle belangrijke gegevens van het contract in één systeem.
  • Contracten raken niet meer kwijt omdat ze opgeslagen zijn in een digitaal archief.
  • De contractbeheerder krijgt een melding als het contract bijna afloopt waardoor stilzwijgende verlenging wordt voorkomen.

Hoe kun je deze processen het beste aanpakken?

Samen vormen bovenstaande processen het purchase-to-pay proces (het proces van inkoop tot en met betaling).

Dit proces automatiseren betekent veel meer grip op de uitgaven, de financiële en inkooptaken verdelen over de gehele organisatie en een veel efficiëntere bedrijfsvoering.

In de volgende blog gaan we nog dieper in op purchase-to-pay en wat de voordelen zijn als je het automatiseert.