Bedrijfsprinter leasen of kopen? De voor- en nadelen op een rij.

Investeren in bedrijfsprinters? Dat brengt aanzienlijke kosten met zich mee! Naast de aanschaf heeft u doorlopende kosten, zoals het vervangen van toner en papier en periodieke kosten voor onderhoud en reparaties. Daarom kiezen de laatste 2 decennia steeds meer bedrijven voor het leasen van bedrijfsprinters. Maar is dit ook in uw geval de beste keuze? In dit artikel beschrijven we de voor- en nadelen van het kopen en leasen van bedrijfsprinters.

Bedrijfsprinter leasen

Bij het leasen van een bedrijfsprinter of multifunctional zijn kosten voor levering, installatie, verbruiksartikelen en arbeidsloon voor reparatie inbegrepen. U huurt de printer dus van de leasemaatschappij.

Voordelen van printers leasen

• Lage instapkosten: Door te leasen kunt u (multifunctionele) bedrijfsprinters inzetten zonder hoge eenmalige investering. De beschikbare liquide middelen of een krediet kunnen voor andere zaken worden ingezet.
• Geen gedoe: Een Service Level Agreement (SLA) is vaak onderdeel van het leasecontract. In dit contract tussen de leverancier en de klant staan de (service)voorwaarden omschreven. Van onderhoudsplan tot het eventueel vervangen of verwijderen van de printers. Heeft u beperkt IT’ers in dienst, dan kan dit zeker lonen. Heeft u voldoende IT’ers? Weet dan dat een SLA de  werkdruk verlaagt en budgetteren makkelijker maakt, omdat u geen aparte facturen voor toners, service en onderdelen krijgt.
• Altijd een printer die werkt: Zeker bedrijven die gebruikmaken van productieprinters of grootformaat printers zijn in sterke mate afhankelijk van de apparatuur. In een leasecontract zijn vaak vervangende machines opgenomen, waardoor u ook in extreme situaties binnen een dag weer up-and-running bent.
• Hardware blijft up-to-date: Wanneer de leaseperiode afloopt bent u vrij om nieuwe apparatuur te kiezen. Nieuwer, sneller, goedkoper, of gewoon een andere die voldoet aan de bedrijfsbehoefte van dat moment.

Nadelen van bedrijfsprinters leasen

• Iets duurder op de lange termijn: Net als bij een telefoon inclusief abonnement is het leasen van een printer uiteindelijk iets duurder, omdat de huurder rente betaalt. Aan het einde van een leaseperiode hebben de meeste huurders meer betaald dan de werkelijke waarde van de bedrijfsprinter.
• Overeenkomst: Het afsluiten van een (meerjarig) printer-leasecontract kan – zeker voor kleinere bedrijven en met name voor startups – een ongewenst gevoel van langjarige verplichting opleveren. Voorziet u de komende jaren een grote groei of juist daling van het aantal medewerkers en dus in de printbehoefte? Besef dan, dat u printvolumes vaak flexibel kunt laten vastleggen.

Bedrijfsprinters kopen

Het grootste en meest voor de hand liggende voordeel van het kopen van bedrijfsprinters is dat het ‘onderaan de streep’ goedkoper is. Maar een printer aanschaffen in plaats van leasen heeft meer voordelen:

Voordelen van kopen

• Lagere totale kosten: Het is op de lange termijn bijna altijd goedkoper om ​​bedrijfsprinters aan te schaffen. De rente op banktegoed is veelal lager dan de rente die een leasemaatschappij rekent. Let er wel op dat u scherp bent en blijft op de kosten van supplies.
• Geen contract: Wanneer u een printer koopt, zit u niet vast aan een (meerjarig) contract met een leverancier.
• Onderhoud in eigen beheer: Wanneer u de apparatuur bezit beslist u als eigenaar of IT-manager zelf welk bedrijf u inzet voor onderhoud en reparatie. Een gehuurde printer is eigendom van de verhuurder, wat doorgaans betekent dat de huurder contractueel zelf geen onderhoud mag uitvoeren.

Nadelen van het kopen van bedrijfsprinters

• Hogere initiële kosten: De eenmalige kosten voor de aanschaf van bedrijfsprinters lopen van enkele honderden- tot duizenden euro’s voor industriële printers. Wanneer u weinig liquide middelen heeft kan het lonen om bedrijfsprinters te leasen in plaats van te kopen.
• Onverwachte kosten: Wanneer een aangeschafte printer verouderd is of niet meer naar behoren functioneert door slijtage, dient u deze zelf te vervangen of te repareren. Deze onverwachte kosten kunnen een probleem opleveren wanneer u hier geen rekening mee heeft gehouden.
• Consistentie binnen vestigingen: Wanneer de aankoop niet gecentraliseerd is, kunnen enorme verschillen in uitgaven en technologieniveaus tussen de verschillende vestigingen van een bedrijf ontstaan. Bedrijven met meerdere vestigingen kiezen er soms voor om apparatuur te leasen, omdat het zo makkelijker is om op elke locatie uniform conform een vaste standaard te werken.

Conclusie

In deze gevallen adviseren wij te kiezen voor printerlease:

• U zoekt een flexibele printoplossing die met uw wensen meegroeit
• U wilt volledig ontzorgd worden
• U wilt geen grote eenmalige investering doen
• U wilt slechts enkele facturen per jaar verwerken en strak budgetteren

Fiscale gevolgen van leasen en kopen van bedrijfsprinters

Er zijn fiscale gevolgen voor zowel het kopen als leasen van bedrijfsprinters. Een financiële lease en koop vallen onder de activa op de balans, waar een operationele lease onder passiva valt. Voordat u een definitieve beslissing neemt over het kopen of leasen van bedrijfsprinters kunt u uw accountant om advies vragen. Meer weten over het kopen of leasen van bedrijfsprinters? Vul onderstaand formulier in en wij denken graag met u mee.

Neem vrijblijvend contact op