Iedereen weet: gebruikerssoftware implementeren in uw organisatie of het gebruik ervan stimuleren gaat niet vanzelf, maar is essentieel voor het verbeteren van werkprocessen en productiviteit. Met deze 5 stappen gaat de adoptie van Microsoft 365 voor, tijdens en na de implementatie van een leien dakje.
Microsoft 365 adoptie vóór de implementatiefase
Stap 1: Start op tijd met communicatie over de voordelen
Verandering stuit bij veel mensen op weerstand. Bij het implementeren van Microsoft 365 is het daarom belangrijk dat u voldoende tijd neemt om acceptatie te stimuleren. Start op tijd – het liefst vóór de implementatie – met communicatie en wacht niet tot na de lancering. Zorg dat u de reden voor het gebruik en voordelen van Microsoft 365 herhaald. Denk daarbij aan:
- Slim, overzichtelijk en snel samenwerken
- Eenvoudig kennis en informatie delen
- Direct overleg via Teams, met wie of waar dan ook
- Tijdswinst door eenvoudig en snel communiceren
- Minder e-mailverkeer
Met een aantrekkelijke lancering kunt u uw gebruikers het laatste zetje geven om Microsoft 365 te gebruiken en omarmen. Maak een Microsoft 365 adoptie event niet alleen informatief, maar ook leuk met bijvoorbeeld een goede lunch en een (online) quiz met leuke prijsjes.
Stap 2: Maak gebruik van fans
Veel organisaties verwerken Microsoft 365 top-down. IT managers zijn overtuigd van de noodzaak en medewerkers hebben het er maar mee te doen. Adoptie gaat soepeler als de boodschap wordt uitgedragen door collega’s die oprecht enthousiast zijn. Ga binnen uw organisatie dus op zoek naar mensen die al fan zijn. Zij kunnen hun omgeving enthousiasmeren over en helpen bij het gebruik van Microsoft 365.
Microsoft 365 adoptie tíjdens implementatie
Stap 3: Training, training, training
Bied een professionele training of workshop aan die past bij uw organisatie, afdeling en medewerkers. Dat kan via Teams met online video’s of op locatie. Laat uw Microsoft 365 fans na een aantal maanden de best practices en tips en tricks delen met collega’s.
Microsoft 365 evolueert constant. Deel de nieuwste ontwikkelingen, releases en mogelijkheden proactief via mail, Yammer of een ander kanaal dat in uw organisatie wordt omarmd. Zorg dat gebruikers altijd een contactpersoon hebben die ze kunnen bellen of mailen wanneer ze vastlopen.
Microsoft 365 adoptie ná implementatie
Stap 4: Meet de voortgang van de adoptie
Door maandelijks gebruiksrapporten in het beheercentrum van Microsoft 365 te analyseren krijgt u inzicht in het aantal gebruikers en activiteit. Dit geeft kwantitatief inzicht in de adoptie van Microsoft 365 door de tijd heen.
Met het peilen van de mening van gebruikers krijgt u ook kwalitatief inzicht in eventuele verbeterpunten. Dit kunt u op grote schaal via een online survey doen of managers kunnen hun medewerkers er persoonlijk naar vragen. Belangrijk is dat u ook daadwerkelijk iets met deze informatie doet en vervolgens terugkoppeling geeft hoe u eventuele vraagstukken heeft opgelost.
Stap 5: Vier successen
Successen vieren, daar wordt iedereen blij van. Bedenk doorlopend – zowel op voorhand als na de implementatie – welke problemen Microsoft 365 kan oplossen. Dit kan namelijk naarmate de tijd verstrijkt veranderen. Kies bij voorkeur zaken waar veel medewerkers hun voordeel uit kunnen halen. Deel deze zaken en geef aan hoe Microsoft 365 deze oplost. Zijn er successen? Zaken waarbij Microsoft 365 voor meer efficiëntie of tijdbesparing heeft gezorgd? Deel deze dan op een ludieke wijze met uw medewerkers. Bijvoorbeeld in uw nieuwsbrief, via Yammer, op een mededelingenbord of tijdens een directie-update.