Nieuwe levensfase na een eeuw historie

Ons bedrijf Veenman bestaat bijna een eeuw en nu zijn we naar een gloednieuw, hypermodern hoofdkantoor gegaan. Voor zo’n ingrijpende verandering spelen bedrijfseconomische overwegingen, zoals kosten, vanzelfsprekend een belangrijke rol. Maar voor ons speelde er meer, in het nieuwe kantoor moet alles draaien rond digitalisering en informatievoorziening. En hoe wij daar zélf mee omgaan. Want we zijn niet alleen naar een nieuwe locatie gegaan, maar ook naar een andere manier van werken. Sterker zelfs: we gaan een nieuwe levensfase in!

In die bijna 100 jaar van onze historie hebben we ingrijpende veranderingen meegemaakt waarvan we een omvangrijk archief hebben. Toen we besloten hadden om te verhuizen stonden we meteen voor de opgaaf om dat enorme papieren archief te digitaliseren. We wilden het hele archief naar de cloud verplaatsen, zodat we ook geen enkele dossierkast hoefden mee te nemen (wat trouwens ook behoorlijk in kosten scheelt). Dat betekent dat we eerst hebben geïnventariseerd wat we precies hebben. Vervolgens vroegen we ons af wat we daarvan nog nodig hebben en hoe het zit met de bewaartermijnen. Een buitengewoon interessant proces, want de volledige Veenman-historie is langsgekomen. Ik vond het erg leuk om bijvoorbeeld de correspondentie van halverwege de vorige eeuw te zien. We hebben toen het besluit genomen om enkele fysieke onderdelen van het archief toch maar te bewaren. Allemaal mijlpalen in onze geschiedenis die erg leuk zijn om klanten te laten zien waar onze ‘roots’ liggen en welke gigantische ontwikkelingen we hebben doorgemaakt.

Die roots gaan terug tot de jaren twintig van de vorige eeuw met de Veenman-winkel in het centrum van Rotterdam. Dat was een winkel in kantoormachines waar het allemaal mee is begonnen. Dat waren aanvankelijk stencilmachines, en later de klassieke schrijfmachines. Begin jaren 70 werd het stencilen gaandeweg vervangen door fotokopiëren en de typemachine door de bekende bolletjesmachine van IBM. Ook die bolletjesmachine verdween door de opkomst van PC en printer in de jaren tachtig. En nu zien we dat papier in snel tempo plaatsmaakt voor digitaal, nu CRM, ERP en andere bedrijfsapplicaties gemeengoed zijn geworden.

We hebben ook alles in de historie van documentmanagement meegemaakt. En dat kwam van pas bij het digitaliseren van ons archief, dat hebben we natuurlijk helemaal zelf gedaan. We leveren hiervoor immers alle benodigde software en apparatuur. Onze ervaring kan een voorbeeld zijn voor organisaties die voor dezelfde opgave staan. Wel hebben we ervaren dat je je moet inleven in wat je hebt (wat bovendien erg leuk kan zijn!). En begin vooral op tijd, dan is het goed te doen.

Vanzelfsprekend heeft Veenman steeds op deze veranderingen ingespeeld. De digitalisering van ons archief symboliseert het nieuwe Veenman. ‘Practice what you preach’ vind ik. Dat betekent zelf zo weinig mogelijk papier gebruiken in ons nieuwe kantoor. Nee, dat wil niet zeggen dat de rol van papier uitgespeeld is! Integendeel, dit medium heeft ontegenzeggelijk voordelen en ook in kantooromgevingen zal papier nog heel erg lang gebruikt worden.

Het nieuwe kantoor is letterlijk transparant, je kunt er doorheen kijken. En we zitten nu in een zeer dynamische omgeving, pal naast het vliegveld, een knooppunt van een wereldwijd netwerk. Fantastisch en inspirerend! We ervaren nu hoe een modern kantoor kan bijdragen aan het werkplezier. Het is er prettig, informeel en open, er zijn flexplekken, je loopt makkelijk even naar een collega om iets te vragen of voor overleg. Dat geeft allemaal erg veel dynamiek. De verhuizing markeert een nieuwe levensfase, met een manier van werken die helemaal past bij onze cultuur én bij onze tijd.

Dirk Olivier, oud-algemeen directeur Veenman

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief