Documenten altijd, overal en direct beschikbaar

Om de pijnpunten te kennen waar klanten tegenaan lopen bij het digitaliseren van hun organisatie, heb ik de afgelopen periode het nodige veldwerk gedaan. Het blijkt dat behoorlijk wat klanten hun bedrijfskritische informatie nog grotendeels op papier beschikbaar hebben, zoals facturen, personeels- en financiële gegevens. Ze weten dat een digitaliseringsslag hard nodig is om zich klaar te stomen voor hun ‘business 2.0’. Wat ik verder terug hoorde, is dat het analyseren van data hoog op de agenda staat. Om data goed te analyseren, en om bijvoorbeeld een business intelligence-tool in te kunnen zetten, moeten echter wel eerst de werkprocessen optimaal zijn ingericht en data gestructureerd beschikbaar zijn. Een wildgroei aan document typen en formaten, andere regels die gelden voor afdelingen of tussen gebruikers, of in welke systemen documenten zijn terug te vinden: het is allemaal exemplarisch voor het feit dat organisaties vaak kampen met een berg ongestructureerde data. Ze zullen hoe dan ook daar eerst grip op moeten zien te krijgen.

Opmaat naar structuur
Het Recent marktonderzoek wijst uit dat de hoeveelheid informatie binnen organisaties iedere twee jaar verdubbelt. Het wordt daardoor voor iedereen een steeds grotere uitdaging om al die data, zowel in elektronische als in papieren vorm, gestructureerd te beheren, te delen en te archiveren. Het blijkt zelfs dat meer dan 80 procent van alle data ongestructureerd zijn, dat wil zeggen niet duidelijk herkenbaar of bruikbaar als informatiebron. De toename van persoonlijke cloud-diensten zorgt voor nóg meer ongestructureerde data. ‘Personal cloud depositories’, ofwel persoonlijke cloud opslagmethodieken, zijn echter niet tegen te houden als het in de organisatie zelf niet goed is geregeld. Mensen zoeken nu eenmaal hun eigen weg als zij geen maximaal gebruiksgemak ondervinden binnen de bestaande werkprocessen.

Een eerste aanzet om documenten te structureren is MPS, Managed Print Services: het leveren van een optimale printer infrastructuur met enkele diensten rondom de intelligente printer (Multi Functional Printer: MFP). De afgelopen jaren zijn de MFP’s steeds meer uitgerust met aanvullende functionaliteiten, zoals scanopties, netwerk-faciliteiten, het beveiligen van printopdrachten en het digitaliseren van documenten. De focus is met name gericht op de functionaliteit: er wordt in de meeste gevallen geen of slechts gedeeltelijk aandacht geschonken aan de bedrijfsprocessen waarin documenten een belangrijke rol spelen. Hoe beheer je die documenten dan wel optimaal, rekening houdend met die processen?

IDM verbindt
Om goed in kaart te brengen hoe bedrijfsprocessen onderdeel uitmaken van het gehele spectrum van documentstromen en –verwerking, is er IDM, Integrated Document Management, ofwel geïntegreerd documentbeheer. Het doel van IDM is om mensen en informatie in de breedste zin van het woord te verbinden. IDM betekent het centraliseren en onderling afstemmen van de aandacht rondom alle documenten die in de afzonderlijke bedrijfsprocessen een rol spelen. Een MFP heeft de rol van een knooppunt binnen een organisatie dat de verschijningsvorm van een document kan veranderen (papier, digitaal). Hierdoor kan een document direct en optimaal worden ingezet binnen een zeker bedrijfsproces. IDM is een soort overkoepelend concept dat de uitdagingen voor het structureren van document- en datastromen samenbrengt. Dit is ook geen overbodige luxe, want als we het hebben over data, documenten en informatie, dan moeten we rekening houden met de volgende, interne en externe factoren:

  • Verschijningsvormen: prints, e-mails, afbeeldingen
  • Structuur: 20 procent gestructureerd, 80 procent ongestructureerd
  • Type en formaat: Jpeg, Ppt, Doc, Zip
  • Systemen: CRM, ERP, cloud, netwerkschijven
  • Afdelingen: inkoop, administratie, HR
  • Gebruikers: medewerkers van afdelingen
  • Processen: eigen werkprocessen binnen de afdelingen
  • Omgeving: Klanten, leveranciers, externen, derden
  • Overige invloeden: trends, technologische ontwikkelingen, veiligheidseisen, wet- en regelgeving.

Naar een slagvaardige organisatie met IDM
Waar MPS een eenvoudige manier is om kosten te reduceren en print- en scanfunctionaliteit te optimaliseren, biedt IDM schaal- en optimalisatievoordelen op het gebied van (kritische) bedrijfsprocessen. Het automatiseren van de factuurafhandeling van organisaties met behulp van digitalisering, scanning en workflows zorgt bijvoorbeeld voor een minder intensief en beter controleerbaar afhandelingsproces. Hierbij vermijd je niet alleen veel tijdverlies, ook minimaliseert het de kans op fouten. Naast de nodige kostenbesparingen, levert het ook ontzorging van de organisatie op, waardoor capaciteit en mensen efficiënter ingezet kunnen worden. Dit resulteert uiteindelijk in een organisatie met meer slagvaardigheid, flexibiliteit en rendement. Dienstverleners met veel kennis en expertise op MPS-gebied zijn vaak de aangewezen partners voor de realisatie van IDM-oplossingen. Zij kennen de bedrijfsprocessen van hun klanten als geen ander en kunnen deze bedrijven daarom het beste ondersteunen op het gebied van bedrijfsprocesoptimalisatie. Door te investeren in IDM kunnen zij zo een belangrijke voorsprong realiseren op hun concurrenten.

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief