Bijna echt! Videoconferencing

“Videoconferencing, is dat nou wel wat voor ons?” Kijk, dat is een vraag die we tegenwoordig nauwelijks meer horen. De technologie heeft videovergaderen sterk vereenvoudigd en goedkoper gemaakt, waardoor deze manier van vergaderen voor elke organisatie toegankelijk is geworden. Belangrijker nog: organisaties realiseren zich best wat de voordelen zijn. Overtuigen hoeven we dus niet meer. Maar de vraag die we wél steeds horen is: “Waar moeten we dan voor kiezen?”.

Dat is een vraag die we ons zelf ook hebben moeten stellen toen we besloten om videoconferencing in ons aanbod op te nemen. Het aanbod van systemen/oplossingen is buitengewoon groot, dus we hebben eerst de markt verkend en geïnventariseerd waar de behoefte van onze (potentiële) mkb- en mkb+-klanten ligt. Uit die behoefteninventarisatie kwamen twee aspecten duidelijk naar voren: videoconferencing moet eenvoudig in gebruik zijn en de videoconferencing-oplossing moet zonder problemen kunnen worden opgeschaald. Verder wisten wij al lang dat het mkb zeer kostenbewust is, de prijs moet dus ook in orde zijn. Door dat laatste vielen de Grote Spelers af. Bij hen kun je een prachtige ‘kerstboom’ afnemen, maar daarna kom je er achter dat je zelf nog de kerstballen en de verlichting moet kopen. Dat is ongetwijfeld makkelijk op te brengen voor een rijke multinational, maar niet acceptabel voor kleinere ondernemingen.

Gemak en kwaliteit
We zijn uiteindelijk uitgekomen bij LifeSize en dat willen we toch even uitleggen.
Om te beginnen op elk device, in de meeting room tot op pc en smartphone, is de look & feel precies hetzelfde: dat zorgt voor het gevraagde gebruiksgemak. Het LifeSize-systeem is ook prima schaalbaar, zodat een bedrijf kan klein en goedkoop kan beginnen en naar behoefte kan doorgroeien naar systeem voor honderden gebruikers. Eventueel zelfs compleet met een speciale meeting room. Dit is mogelijk doordat LifeSize een cloudoplossing is. Als klap op de vuurpijl is zijn kwaliteit van het beeld en het geluid perfect. Bovendien weet LifeSize goed om te gaan met de beschikbare bandbreedte: ook als deze laag is (of wordt) blijft de videoconferentie doorlopen.

Dankzij het betaalmodel, een abonnement per jaar per gebruiker, kan LifeSize eenvoudig meebewegen met het aantal gebruikers. Precies wat we van een cloudoplossing mogen verwachten. De kosten van zo’n jaarabonnement zijn te vergelijken met een mobiele telefoonabonnement (overigens kunnen we ons videoconferencing-aanbod soms zeer goedkoop meenemen in een combideal).

Kosten vallen in het niet
Zelf zijn wij enthousiaste gebruikers van LifeSize. Niet alleen om zelf in de eigen praktijk te werken met de systemen die we aanbieden, maar vooral omdat we er zakelijk gezien erg veel aan hebben. Het gaat om zo’n 260 uur videoconferencing per maand. Die uren zijn in de plaats gekomen van fysieke vergaderingen tussen onze mensen in de verschillende vestigingen. De besparing aan reistijd is een veelvoud van deze uren. Vergeleken met die tijdinvestering en de reiskosten vallen de kosten van LifeSize in het niet.

LifeSize is al geschikt voor bedrijven met 10 tot 25 medewerkers en met een tweede vestiging: zij kunnen al productiever werken. Ook kleinere organisaties die intensief contact moeten onderhouden kunnen met LifeSize veilig (al het video- en gegevensverkeer wordt versleuteld) het internet op. Leuke mogelijkheden zijn verder dat tijdens de videovergadering het delen van documenten en presentaties mogelijk is, de hele vergadering kan worden opgenomen. Handig voor wie er bij moest zijn, maar verhinderd was. Verder is integratie met Microsoft Lync/Office 365/Skype for Business ‘unified communications’ geen probleem en is het mogelijk om onbeperkt gasten aan de videovergadering toe te voegen. Overigens: LifeSize biedt naast video óók prima mogelijkheden voor audio-conferencing – de belkosten zijn nihil.

Compleet aanbod
Dan nog wat over onze rol. We zijn een gecertificeerde partner van LifeSize. Wij kijken naar de bedrijfsprocessen en informatiestromen en bepalen samen met de klant hoe videovergaderen daarin past. Pas daarna kijken we naar producten. En dan hebben we een compleet zakelijk aanbod, inclusief SLA’s en leasingmogelijkheden. Jazeker, videconferencing kan gratis. Je betaalt niks, maar de kwaliteit is ook niks. LifeSize is niet alleen een prima alternatief voor die gratis mogelijkheden, maar zorgt ook voor een veel betere business case vergeleken met de systemen van de grote aanbieders. Wat wil je nog meer? Op die vraag krijgen we soms inderdaad antwoord, van bedrijven die écht niet willen videovergaderen. De aap komt snel uit de mouw: de werknemers vinden het reizen zo leuk dat ze dat voor geen prijs willen opgeven. Tja…

Tot slot is het aardig om te weten dat uit onderzoek is gebleken dat als het geluid en het beeld maar goed genoeg zijn ons brein ‘vergeet’ dat je tegen een scherm praat. Dan is het bijna echt. Zoals met LifeSize!

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief