010 - 284 6123

Binnen drie weken al je werknemers aan het videovergaderen: zo doe je dat

Hoe komt het dat je onbewust minder makkelijk tegen een beeldscherm met camera praat dan tegen iemand face to face? Waarom pakken mensen liever de auto om een uur later aan tafel te schuiven bij een relatie dan dat ze hetzelfde gesprek via video voeren? En wat is het toch dat je in een videocall altijd even naar jezelf moet kijken om te checken of je haar goed zit?

Uit recent onderzoek van Frost & Sullivan (How Cloud is Changing the Video Conferencing Equation: Act Now to Gain Competitive Advantage, 2015) blijkt de toenemende populariteit van video conferencing. Volgens dit onderzoek gebruikt 58% van alle bedrijven videocommunicatie in hun dagelijkse bedrijfsvoering. Mede aangeschaft vanwege de voordelen die dit met name qua tijd- en kostenbesparing oplevert. De basis voor succes in het behalen van de voordelen van video conferencing is hierbij de mate waarin de werknemers dit accepteren en adopteren.

Wat we in de praktijk merken is dat de ‘user experience’ een belangrijke factor voor een succesvolle acceptatie van de eindgebruiker is. Het ligt natuurlijk voor de hand: hoe makkelijker een systeem te gebruiken is en hoe minder storingen optreden, des te meer het zal worden gebruikt. Maar het valt niet mee om een systeem te vinden dat ook echt gebruiksvriendelijk is en er op alle devices hetzelfde uitziet. Na enig zoeken hebben we zo’n systeem gevonden en inderdaad, we zien dat het snel en met plezier wordt opgepakt door alle werknemers. Toch gaat dat niet vanzelf, ondanks het gebruiksgemak. Alle medewerkers moeten meteen een eigen account krijgen met een simpele instructie om mee te starten. En vergeet niet om de medewerkers te voorzien van devices die beschikken over een goede camera en microfoon!

En dan komen de barrières die ik hierboven in de inleiding heb aangegeven. Ook ik betrapte mezelf er in het begin op dat ik deels bewust en deels onbewust wat opstartproblemen ervoer tijdens een zakelijke videocall, ondanks dat ik in privésituaties wekelijks Facetime met verschillende vrienden die in het buitenland wonen. Vooral als het een onbekende was die ik voor het eerst via video sprak, was het soms wat ongemakkelijk. Het is even wennen en de beste manier om gewend te raken aan het praten tegen een scherm is om het gewoon te doen en ontdekken wat voor jou het meest comfortabel is. Mij helpt het om het beeld van mijn eigen camera uit te zetten, waardoor je alleen in het begin ziet of je goed in beeld bent, maar vervolgens niet afgeleid raakt omdat je haar niet goed zit. Een klein detail misschien, maar het kan de acceptatie van videovergaderen beslist versnellen.

Inmiddels ben ik er gewend aan geraakt om ook met onbekenden een eerste ontmoeting via video in te plannen. Blijkbaar is videovergaderen zo realistisch dat je je zorgen maakt over dezelfde zaken die je belangrijk vindt in een ‘standaard’ zakelijk gesprek. Voordat je een gesprek in gaat met een onbekende, check je even of je haar goed zit, zorg je dat je nette kleren aan hebt en ruim je eventueel je kantoor nog op. Als je inbelt met video (bijvoorbeeld vanuit huis), doe je in principe hetzelfde: je checkt je haar, blijft niet in je pyjama zitten en zorgt ervoor dat er op de achtergrond geen troep te zien is. Eigenlijk is videovergaderen zelfs makkelijker: je hoeft alleen dat wat in beeld komt op te ruimen!