Grip krijgen op administratieve last in de GGZ

De geestelijke gezondheidszorg (ggz) heeft te maken met veranderingen die zich in een hoog tempo voltrekken. Zo is met ingang van dit jaar een aantal wetten van kracht geworden, die er onder andere voor hebben gezorgd dat gemeentelijke instellingen het werk van zorgkantoren gaan overnemen. Een verzwaring van de administratieve last is het gevolg. Maar voor ggz-instellingen zijn er manieren om hier grip te krijgen.

De impact op de administratie van ggz-instellingen komt doordat een instelling eerst nog contracten had met pakweg twintig tot dertig zorgkantoren, maar nu te maken krijgt met tientallen gemeenten. Grote instellingen komen zelfs gemakkelijk ruim boven de honderd contracten. Naast het bijhouden van die talloze contracten, kunnen ook de tarieven van gemeente tot gemeente anders zijn. Ook kan de manier van informatie-uitwisseling per gemeente verschillen. Tegelijk met deze ontwikkelingen staan ook nog eens de budgetten onder druk. En dan zijn er nog de contracten met de zorgverzekeraars, elk met hun eigen portfolio en wensen rond het leveren van informatie door de ggz-instellingen aan hen.

Verlies inkomsten
Ook de verschuiving van de intramurale ggz-zorg naar ambulante ggz-zorg zorgt voor druk. Steeds meer praktijkondersteuners van huisartsen behandelen cliënten die eerder door de ggz-instellingen zelf behandeld werden. Het gaat dan om intensieve psychische zorg ‘aan huis’ in plaats van behandeling door een ggz-instelling. Dit betekent een verlies van inkomsten voor deze instellingen, bovenop de al opgelegde landelijke kabinetsbezuinigingen.

Veel extra mensen nodig
De ggz-instellingen hebben dus niet alleen te maken met een veelheid aan tarieven en regels, maar ook met verschillen in aanpak van gemeente tot gemeente (er zijn in Nederland momenteel 393 gemeenten) en zorgverzekeraars. Om die administratieve last aan te kunnen nemen de zorginstellingen momenteel veel extra mensen aan. Aantallen van tien tot twintig nieuwe werknemers zijn geen uitzondering.

Serieuze informatie-logistieke uitdaging
Door alle bovengenoemde veranderingen staan instellingen in feite voor een enorme informatie-logistieke uitdaging. Wat dit alles nóg verder verzwaart is dat de communicatie binnen de zorgketen nu zeer complex is geworden. Een voorzichtige schatting komt uit op een administratieve last die een factor tien hoger ligt dan voorheen. Gezien deze situatie ligt het voor de hand om tot landelijke standaarden voor informatie-uitwisseling te komen. Daar wordt momenteel ook aan gewerkt, maar heeft nog niet tot resultaten geleid.

Inventarisatie van de informatiestromen
Meer administratieve medewerkers inzetten helpt natuurlijk, maar een structurele oplossing is het niet. De eerste stap om de administratieve last bij ggz-instellingen fundamenteel te verminderen is het in kaart brengen van de document- en informatiestromen. De instellingen krijgen via vele verschillende wegen correspondentie binnen: via het web, e-mail, een getypte brief, enzovoort. Al die verschillende documenten worden verwerkt en de manier waarop is afhankelijk van het soort document. Deze documenten staan ook altijd aan het begin van een proces. Een binnenkomende klacht bijvoorbeeld start het proces voor de afwikkeling van de klacht. Vervolgens moet in kaart worden gebracht wie binnen de instelling met het desbetreffende document moet werken.

Wijzigingen gooien alles weer overhoop
Wanneer een indicatiestelling van een patiënt wordt aangeleverd, staat daar ook een behandelaar bij. Als het gaat om meervoudige zorg zijn er dus ook meerdere behandelaars. De vraag is dan hoe die precies toegang krijgen tot het dossier. Daar komt bij dat de cliënt zelf ook toegang moet krijgen. Vanzelfsprekend zal de instelling ook zorg moeten dragen voor de veiligheid van de gegevens, conform de wet- en regelgeving. Zodra iets verandert in die wet- en regelgeving zal de hele administratie weer op de schop gaan.

Informatiemoment
Maar hoe complex en dynamisch dit administratieve landschap ook is, in de kern draait het om het kunnen aanbieden van de juiste informatie bij de juiste persoon op het juiste moment. In onze visie staat daarom de digitalisering van documenten voorop, gericht op de informatie die in deze documenten staat. Dit in tegenstelling tot de focus op data, die IT meestal heeft.

Als het gaat om de inhoud van het document, moeten alle documenten ook digitaal “gelezen” worden. De inhoud bepaalt wat er verder met het document gebeurt: bijvoorbeeld verplaatsing naar een document management systeem, input voor een applicatie of een proces, of de fiattering van binnenkomende facturen. Tot slot zijn er compleetheidscontroles nodig om te bepalen of er voor een bepaald proces alle benodigde formulieren voorhanden zijn.

Voordelen
In samenwerking met de ICT’ers van de instelling en interviews op de werkvloer kunnen de problematiek en de mogelijke oplossingen in kaart worden gebracht. Een roadmap geeft vervolgens stapsgewijs aan op welke wijze tot een goede informatiehuishouding gekomen kan worden. De voordelen van deze aanpak zijn divers. Een goede informatiehuishouding levert productiviteitsverhogingen en/of kostenbesparingen op. Ook de wendbaarheid en stuurbaarheid van de organisatie nemen toe.

Grote winst
De aanpak die wij voorstaan levert ggz-instellingen grote winst op voor vrijwel elk administratief ondersteunend proces. Van klachtenverwerking tot facturatie, van casemanagement tot archivering. De praktijk leert dat het eindresultaat gemiddeld voor een halvering zorgt van het aantal mensen dat voor de huidige administratie nodig is. Daarnaast kan een kostenbesparing tot wel 20% gerealiseerd worden.

 

Blijf op de hoogte: Aanmelden nieuwsbrief