Bedrijfsprocessen optimaliseren

Documenten slim en efficiënt opmaken en ondertekenen

Bedrijfsprocessen automatiseren

Repetitieve, handmatige handelingen om documenten compleet te maken behoren tot de meest tijdrovende en saaie processen binnen bedrijven.

Denk aan het opstellen van bruikleenovereenkomsten, berijdersovereenkomsten en het onboarden van medewerkers, waarbij documenten ingevuld en ondertekend moeten worden door verschillende personen binnen en buiten de organisatie. Met de FileLinx oplossing van Veenman optimaliseert u deze bedrijfsprocessen, waardoor het vele handwerk tot het verleden behoort. Documenten worden automatisch en digitaal verwerkt. Resultaat? Een papierloze omgeving, minimale kans op fouten en tevreden medewerkers.

iconen-management-human-resources-veenman

Dáárom bedrijfsprocessen automatiseren met Veenman

  • Volledig geautomatiseerd documentverwerkingsproces
  • Verspil geen tijd aan repeterend werk en zet medewerkers in hun kracht
  • Grip op het proces
  • Geen papier meer nodig
  • Uw documenten hebben altijd een professionele en uniforme uitstraling
  • Ons platform is modulair uit te breiden
  • Op maat gesneden oplossingen
  • Geen kostbaar en ingewikkeld programmeerwerk nodig

 Optimaliseer bijvoorbeeld uw HR-proces

Het onboarden van nieuwe medewerkers binnen een bedrijf is een proces waarbij aan veel verplichtingen voldaan moet worden. Diverse documenten moeten foutloos opgesteld, gecontroleerd en ondertekend worden door de nieuwe medewerker om vervolgens op te slaan in het HRM-systeem. Met het platform van Veenman en FileLinx kan dit proces volledig digitaal en geautomatiseerd worden.

business-hr-icoon-puzzel-veenman

Hoe werkt het?

  1. Bij het in diensttreden, wordt er in het HRM-systeem alle benodigde data voorbereid per medewerker.
  2. Vanuit het HRM-systeem wordt de data automatisch overgezet naar de FileLinx HR-oplossing.
  3. Automatische workflows zorgen er vervolgens voor dat op basis van deze data de benodigde documenten aangemaakt worden.
  4. Velden in de documenten worden automatisch gevuld met de juiste informatie en bijlagen worden geselecteerd op basis van criteria.
  5. De aangemaakte documenten worden in een workflow aangeboden voor een interne controle op basis van het ‘4 ogen principe’.
  6. Na akkoord worden de documenten aan de (nieuwe) medewerker aangeboden ter digitale ondertekening.

Rechtsgeldige ondertekening

De ondertekening van de documenten is rechtsgeldig. De voortgang van ondertekening wordt automatisch bewaakt, de FileLinx HR-oplossing stuurt een reminder na 3 dagen. Nadat de documenten ondertekend zijn, worden deze automatisch opgeslagen in het HRM-systeem. Een overzichtelijk dashboard geeft een realtime overzicht van de status van alle documenten in het proces.

Implementatie en training

De FileLinx HR-oplossing bestaat uit Filelinx, Signrequest en een koppeling met het HRM-systeem. Veenman consultants dragen zorg voor de inventarisatie, implementatie en training van de oplossing.

vrouw-werkt-op-mobiel-veenman

Neem vrijblijvend contact op

Wilt u weten hoe Veenman ook de veiligheid en efficiency van úw organisatie kan verbeteren? Of wilt u meer informatie over een bepaald onderwerp? Als u onderstaand contactformulier invult nemen we snel contact met u op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Gerelateerde artikelen

Een eeuw informatiemomenten

Veenman, het oudste IT-bedrijf van Nederland, bestaat 100 jaar. Dat iconische moment hebben we op 23 mei met onze relaties gevierd. Op deze bijzondere dag vertelde Peter Veenman, de zoon van onze oprichter, enkele bijzondere verhalen over de begintijd van het bedrijf...

Lees meer

De onvermoede kanten van de AVG

De algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is nu dik een half jaar van kracht. In relatief korte tijd heeft de AVG een behoorlijke impact gekregen: organisaties hebben veel meer aandacht voor security. Toch merken we in de praktijk dat er essentiële zaken over...

Lees meer

Future in Print: no print in the future?

Toenemende digitalisering, met daardoor opties als plaats- en tijdonafhankelijk werken, de opkomst van customer loyalty platforms, het Internet of Things, Artificial Intelligence zorgen ervoor dat het printje als drager van relevante informatie naar de achtergrond...

Lees meer
  • logo-ArdaghGroup
  • harman-kardon-jbl-harman-professional-solutions
  • logo hamiltonbright
  • logo-prospex
  • Logo Lebuinus